Secrétaire d'accueil et de gestion des instances communautaires H/F

L'agent d'accueil et d'information est en général le premier contact téléphonique et/ou physique avec le public. Il/Elle est par conséquent l'image et la voix de la collectivité, véritable ambassadeur/ambassadrice de celle-ci, apportant par la qualité de son savoir-faire une image positive.
En parallèle, en lien et en collaboration au sein de l'équipe administrative, l'agent participe à garantir l'ensemble du processus lié à la tenue, à la sécurisation et au suivi des instances communautaires (Bureau et Conseil).
L’agent d’accueil est placé sous l’autorité de la responsable du service des finances et comptabilité, affaires juridiques, marchés publics et des instances.
Il/Elle est responsable de la réalisation des tâches qui lui sont confiées.

Missions : (Liste non exhaustive)
1. Gestion du standard, accueil et dématérialisation (Mission principale) :
o Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services.
o Réception, traitement et diffusion de l'information en général.
o Utilisation et suivi des parapheurs électroniques (FAST-Parapheur) pour le circuit des signatures et la gestion des actes
o Maîtrise organisationnelle de son espace de travail.
o Gestion des supports de communication interne (annuaires, adresses, téléphones).
2. Gestion intégrée de la flotte automobile :
o Suivi et entretien : Planification des révisions, contrôles techniques et gestion des réparations des véhicules.
o Gestion administrative et financière : Demandes et suivi des devis auprès des garages/fournisseurs, vérification des factures.
o Assurances & Sinistres : Déclaration et suivi des dossiers de sinistres en lien direct avec les compagnies d'assurance.
o Gestion opérationnelle : Suivi des carnets de bord, attribution/réservation des véhicules et gestion des cartes carburant/badges.
3. Gestion des ordres de mission et déplacements :
o Saisie et rédaction : Établissement des ordres de mission permanents et ponctuels pour les déplacements des agents et des élus.
o Circuit de validation : Transmission pour signature administrative via les outils dédiés (FAST-Parafeur) et vérification des pièces justificatives.
4. Gestion des instances communautaires (Bureau & Conseil communautaire) — En travail d'équipe :
o Participation, au sein de l'équipe administrative, à la préparation des documents et au suivi du processus global des instances.
o Rédaction des convocations et transmission aux élus.
o Présence physique et assistance logistique/administrative lors des réunions du Conseil communautaire.
o Rédaction des délibérations et tenue des registres légaux.
o Transmission des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et gestion de la publication/affichage.
o Co-rédaction et finalisation des procès-verbaux des séances du Bureau et du Conseil.
5. Secrétariat et logistique administrative :
o Tenue de l'agenda de réservation des salles.
o Travaux divers de bureautique (saisie et mise en forme de courriers, tableaux, comptes rendus, rapports).
o Enregistrement du courrier arrivée et affranchissement du courrier départ.
o Réception et distribution des colis.
o Réception des dossiers de candidature du service marchés publics.
o Établissement des devis pour les impressions des communes du territoire et suivi.
o Gestion de la petite maintenance des photocopieurs, le prêt et le suivi de matériel (GPS, vidéoprojecteur, écran, sono, lecteur DVD).
o Envoi de convocations diverses.
6. Gestion des fournitures :
o Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs.
o Gestion des commandes de fournitures de bureau.
o Aide aux différents services (après accord du supérieur hiérarchique).
Public et interlocuteurs :
• Interne : Relations fréquentes avec les services de la collectivité, les élus, la direction.
• Externe : Public, usagers, Préfecture (contrôle de légalité), partenaires de la collectivité, livreurs et professionnels.

Conditions d’exercice :
• Temps de travail : Temps complet (35 heures par semaine) avec pics d'activité et présence en soirée lors des conseils.
• Cadres d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux (Fonctionnaire ou Contractuel).
Merci d’envoyer votre candidature, CV + lettre manuscrite
A Monsieur le Président
Communauté de Communes des Pays d’Oise et d’Halatte
Service des Ressources Humaines
1 Rue d’Halatte
60700 PONT-SAINTE-MAXENCE
[email protected]