CHEF(FE) DU SERVICE DES AFFAIRES RÉSERVÉES

Le (la) chef(fe) de service des affaires réservées gère et supervise les processus relatifs à la gestion de l’accueil physique et téléphonique de l’établissement, au traitement des flux de documents entrants et sortants (courriers, courriels, échanges entre les services fonctionnels et les centres d’incendie et de secours) et des colis de l’établissement. Il (elle) assure la gestion des affaires réservées et des distinctions honorifiques. Il (elle) veille à la continuité de service et au respect de l’application des procédures relatives à la sécurisation du site de la Direction. Il (elle) assure un encadrement de proximité afin de concourir à la réalisation des objectifs assignés à son équipe. Il (elle) supervise et coordonne l'activité de ses agents.
Enjeux
- Organiser le travail de l’équipe selon les priorités définies et procéder aux ajustements de l’activité ;
- Assurer la continuité de service en termes présentiel, au titre du plan de continuité des activités du cabinet et en soutien à la gouvernance ;
- Optimiser la gestion des flux entrants et sortants de l’établissement ;
- Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la sécurité de l’accueil physique.

Mission(s) principale(s) :
- Assurer le suivi et le contrôle de l'exécution des enveloppes budgétaires du service des affaires réservées ;
- Développer et mettre en place des outils de pilotage et d’évaluation de l’activité et de la qualité du service :
o Piloter la qualité de l’accueil au moyens d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs ;
- Organiser, en collaboration avec le (la) chef(fe) du cabinet, la gestion des affaires réservées et des dossiers associés :
o Gérer la relation avec les élus ;
o Préparer les réponses aux courriers et aux interventions (candidatures sensibles…) ;
o Chercher et recueillir des informations sur les sujets qui lui sont soumis ;
o Rédiger les mémoires des demandes de récompense ;
o Rédiger les discours des élu(es), du (de la) directeur(rice) départemental(e) et du directeur(rice) départemental(e) adjoint(e) ;
- Assister et conseiller la hiérarchie, les autorités et/ou les élus dans son domaine d'activité, notamment par la rédaction de notes ou la participation aux réunions ;
- Animer, coordonner, contrôler et évaluer l'activité de ses collaborateurs ;
- Apporter un appui technique et assister les agents de son service sur les dossiers sensibles ou complexes :
o Accompagner les agents dans la réalisation des accueils spécifiques, difficiles ou complexes ;
- Encadrer, accompagner et participer au développement des compétences de ses collaborateurs ;
- Réaliser les évaluations professionnelles des personnels placés sous son autorité.
Missions secondaires :
- Remplacer la secrétaire de direction en cas d’absence ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat des directeurs ;
- Organiser et gérer l’agenda des cadres et de l’élu ;
- Gérer les aspects logistiques, les moyens matériels et le suivi financier du périmètre de la direction ;
- Organiser les prestations de restauration lors des réunions des élus(es) et de la gouvernance.

Conditions d’exercice
- Selon les modalités et dans les conditions prévues par le règlement intérieur ;
- Modulations horaires selon les besoins du service.
Régime indemnitaire
- Régime indemnitaire défini dans l’annexe 14 du règlement intérieur ;
- IFSE chef de service : A3.
Le dossier de candidature, composé d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé
en un document unique au format PDF
doit être adressé (en interne : sous couvert de la voie hiérarchique)
ET
PAR MAIL A [email protected] avant la date limite de candidature indiquée ci-dessus, dernier délai, à :
M. LE PRESIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Service Départemental d’Incendie et de Secours du Pas-de-Calais
Sous-Direction Ressources Emplois et Compétences - Groupement Ressources Humaines - Service Effectifs, Recrutement et Mobilité
18, Rue René Cassin –ZA Des Chemins Croisés - BP 20077
62223 SAINT LAURENT BLANGY Cedex
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter le :
Service Effectifs, Recrutement et Mobilité
Catherine BACQUEZ au 03.21.21.82.26
Jérémy COILLOT au 03.21.21.80.99
Laury MARQUIS au 03.21.21.80.49