Assistant.e de gestion administratif.ve SRH

Missions du poste :
Au sein de la Direction des Ressources et sous l’autorité de la Cheffe de service RH, l’assistant.e de gestion administrative a pour mission principale d’assurer le secrétariat et le suivi administratif du service des ressources humaines de la collectivité en lien avec les gestionnaires RH.

Activités et tâches principales du poste :
 Gestion administrative
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, puis procéder à leur envoi via l’outil dédié,
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
• Saisir des documents de formes et de contenus divers,
• Gérer et actualiser une base d’informations,
• Rechercher des informations, notamment réglementaires,
• Vérifier la validité des informations traitées,
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion,
• Rédiger des documents administratifs,
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires,
• Enregistrer ou saisir des données informatiques,
• Rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux de réunions,
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers des agents.
• Gérer les dispositifs de prestations sociales (CNAS).
 Accueil physique et téléphonique des agents
• Recevoir et orienter les demandes,
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
• Rechercher et diffuser des informations,
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité,
• Rédiger des notes synthétiques.
 Gestion des emplois et développement des compétences
• Suivre les demandes d’emploi, les candidatures et la procédure de recrutements,
• Suivre les demandes de stage, les candidatures et les réponses apportées en lien avec les services.
• Gérer une « CVthèque »,
• Recueillir et formaliser les besoins de formation.
 Gestion des évaluations des agents et des congés
• Collecter et mettre à jour les fiches de postes et les emplois du temps en fonction des indications communiquées par les responsables des services de la collectivité,
• Assurer le classement dans les dossiers individuels des agents et l’envoi au Centre de Gestion des entretiens professionnels annuels,
• Participer à la campagne annuelle d’alimentation des CET des agents.
 Gestion et suivi médical des agents
• Programmer et suivre les visites médicales,
• Préparer les convocations des agents aux visites.
 Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Photocopier et assembler des documents,
• Trier, classer et archiver des documents,
• Synthétiser et présenter des informations,
• Préparer les dossiers pour les instances,
• Identifier les sources de documentation.
Activités et tâches secondaires du poste :
 Accueil téléphonique et physique auprès de l’Accueil général :
o Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
o Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques ;
o Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées ;
o Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
o Sur demande, recenser le nombre d’appels et de visites quotidiennes ;
 Secrétariat Administratif :
o Réceptionner, gérer les flux du courrier entrant et sortant sur le progiciel courrier (enregistrer, scanner, transmettre les documents, mettre sous plis et affranchir) ;
o Saisir et mettre en forme des documents administratifs sur demande ;
o Faire des envois en nombre (mailing…) ;
o Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs ;
o Réaliser toutes autres tâches liées à une mission d’accueil-secrétariat ;
o Gérer la réservation des salles de réunions et du matériel (vidéoprojecteur, écran, sono…), des véhicules, des salles, des clefs ;
o Rédiger des bons de commande, valider et répartir les factures liées aux fournitures administratives et aux envois de courriers.
Relations fonctionnelles :
• En interne :
- Contacts directs et échanges permanents avec le Directeur Général des Services et la Cheffe du Service Ressources Humaines,
- Relations avec les services de la collectivité,
- Relations fréquentes avec les gestionnaires RH,
- Interface auprès des agents,
- Information et conseil auprès des encadrants et des agents,
- Accueil d’agents des différents services de la collectivité.
• En externe :
- Relations avec les partenaires sociaux et les élus,
- Relations éventuelles avec des cabinets de recrutement,
- Relation avec les différents prestataires (formations, action sociale…)

Envoyez votre candidature (lettre de motivation + CV) à l’attention de Monsieur le Président de la Communauté de Communes Convergence Garonne :
- de préférence, par courriel : [email protected]
- par voie postale : 12, rue du Maréchal Leclerc de Hauteclocque 33720 PODENSAC
Documents à transmettre :
- Lettre et CV à libeller de la manière suivante : NOM-CV.pdf NOM-Candidature.pdf,
- Diplômes en lien avec le poste.
Demande de renseignements complémentaires, s’adresser Mme Marion CLAVERIE, Cheffe de service
Ressources Humaines: [email protected]