Gestionnaire de l'état civil et mariages

La Ville d’Aurillac recrute un/une gestionnaire de l’état civil au sein de la direction population et affaires juridiques.
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service population, vous aurez à relever les missions suivantes :
• Accueil et service au public dans les domaines de l'état-civil et de l'administration générale,
• Gérer les registres de l'état-civil (instruction et constituer les actes d'état-civil),
• Aider à l'organisation matérielle des élections,
• Assurer l'instruction des titres sécurisés (cartes nationales d'identité, passeports),
• Assurer les missions dévolues au service (agent de cérémonie pour les mariages en semaine et le samedi),
Conditions d'exercice :
• Travail en bureau
• Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public.
• Le travail du samedi, pour les mariages, sera mis en heures supplémentaires.
Moyens mis à disposition :
• Technologies de l'information et de la communication
• Outils de bureautique
• Progiciel

Missions et activités générales liées à l'accueil
LES MISSIONS :
• Accueillir le public
• Renseigner et orienter le public
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
LES ACTIVITÉS :
• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement dans une démarche professionnelle
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Adapter son intervention aux différents publics
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Aiguiller, renseigner, accompagner, conseiller l’usager dans toutes ses démarches
• Identifier et gérer la demande et son degré d'importance
• Faire toute recherche permettant de satisfaire la demande de l’usager en assurant la complétude et la pertinence de la réponse donnée
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Être le relais des services auprès du public
• Appliquer et respecter les process, circuits, consignes et objectifs donnés tant dans le service que dans les services municipaux concernés (transversalité) en lien avec sa hiérarchie
• Rendre compte à sa hiérarchie de tout événement ayant ou pouvant avoir des répercussions sur le service ou l’équipe, ou dérogeant à l’organisation en place
Missions et activités spécifiques au poste
LES MISSIONS :
• Accueil et service au public dans les domaines de l'état-civil et de l'administration générale
• Gérer les registres de l'état-civil (instruction et constituer les actes d'état-civil)
• Aider à l'organisation matérielle des élections
• Assurer l'instruction des titres sécurisés (cartes nationales d'identité, passeports)
• Assurer les missions dévolues au service (agent de cérémonie pour les mariages en semaine et le samedi)
LES ACTIVITÉS :
• Enregistrer et dresser tous les actes d’état-civil
• Assurer la mise à jour, le contrôle et la conservation des registres (mentions marginales...)
• Assurer le suivi et l'instruction des dossiers de mariage
• Gérer les PACS et toutes autres missions qui pourraient être transférées par l’État dans le secteur d'activité
• Délivrer les livrets de famille et les duplicata
• Délivrer toutes autorisations consécutives à un décès
• Délivrer des extraits et copies d’actes
• Traiter le courrier
• Enregistrer les demandes et délivrer les cartes nationales d’identité et les passeports
• Enregistrer les inscriptions et les changements d’adresse sur les listes électorales
• Recenser les jeunes de plus de 16 ans
• Légaliser des signatures
• Certifier conforme des documents pour l’étranger
• Et d’une manière générale, traiter et/ou participer à toutes les tâches liées à l’activité du service.

Renseignements sur le poste auprès de Mme Cathy Théodore, cheffe du service population au 04 71 45 46 35.