Adjoint Administratif Principal 2ème classe

IDENTIFICATION DU POSTE :
Intitulé : Responsable du service à la population
Affectation / Positionnement hiérarchique :
 Direction générale des services
 Responsable du service à la population
Cadre statutaire :
Filière Administrative / Cadres d’emploi des adjoints administratifs
Autonomie responsabilités :
 Autonomie dans l’organisation du travail, dans le respect des consignes données par le DGS, des procédures et délais réglementaires.
 Encadrement de 3 personnes et gestion de leur planning.

MISSIONS DU POSTE :
 Missions principales :
1. Responsable de service (3 agents)
 Diriger et coordonner les actions du service à la population
 Gestion des plannings et des absences
 Gestion de la boite mail générique mairie@mairie
 Gestion des courriers arrivés état civil et administration générale
 Vérification et distribution des parapheurs au sein du service.
2. Conseil Municipal
 Préparer et rédiger les documents administratifs relatifs au Conseil : projets de délibération, convocations, ordres du jour en accompagnement du DGS
 Participer aux séances du Conseil Municipal
 Rédiger les procès-verbaux de séances, les délibérations et documents annexes
 Assurer le suivi des délibérations en Préfecture, la notification et/ou le transfert dans les services communaux concernés, le classement et l’archivage.
3. CCAS – Conseil d’administration
 Préparer et rédiger les documents administratifs relatifs au Conseil d’administration : projets de délibération, convocations, ordres du jour en accompagnement de la vice-présidence du CCAS
 Participer aux séances de Conseil d’Administration
 Rédiger les procès-verbaux de séances et les délibérations
 Assurer le suivi des délibérations en Préfecture, la notification et/ou le transfert dans les services communaux concernés, le classement et l’archivage
 Mise à jour de la liste des plus de 70 ans
 Titulaire régie CCAS.
4. Gestion des élections politiques
 Gérer les demandes d’inscriptions et les enregistrer sur la liste électorale
 Assurer la mise à jour et le suivi du fichier électoral (inscription, radiation, modification…)
 Assurer le suivi des réunions de la commission de contrôle et cérémonie de citoyenneté
 Préparer et organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote, préparer les scrutins, délivrer les cartes électorales, organiser la cérémonie de citoyenneté suivre le déroulement des élections
 Assurer le suivi du déroulement du scrutin : dépouillement, transmission des résultats à la Préfecture, affichage
 Assurer la relation avec les différents services concernés : INSEE, Préfecture, Tribunal…
5. Missions d’administration générale
 Assistance Directeur Général des Services, selon les besoins.
 Débits de boissons permanents : réception des demandes CERFA, vérification des quotas et validation, envoi à la Préfecture, suivi et mise à jour des débits de boissons.
 Jury d’assises : réception de la circulaire préfectorale, vérification des quotas, élection du Jury au Conseil Municipal, notification aux personnes et au préfet.
 Déclarations de catastrophes naturelles : réception des demandes des habitants, saisie de la déclaration sur le site dédié.
 Encadrement des travaux d’archivage.
 Préparer et organiser le recensement de la population (tous les 5 ans) : recrutement des agents recenseurs, suivi des formations dispensées par l’INSEE, suivi des travaux des agents recenseurs (récolte des fiches, suivi de la collecte, saisie sur le logiciel dédié, archivage)
 Gestion des baux d’habitations (suivi, recueils des dossiers, rédaction des baux)
 Participer à la gestion des logements sociaux et du SNE (en doublon)
 Gestion des manifestations communales notamment le CARNAVAL et en doublon pour les autres événements
6. Etat civil / Cimetière
 Accueil et renseignement des usagers : Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’Etat Civil
 Instruction des dossiers d’état civil :
o Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’Etat Civil (reconnaissance, naissance, décès, changement de prénom, changement de nom)
o Etablir les différents actes d’état civil
o Etablir les duplicatas de livret de famille ou mettre à jour
o Rédiger et afficher les publications de mariages extérieurs
 Etablissement des dossiers de mariage
 Etablissement des dossiers d’enregistrement, modification et dissolution de PACS
 Etablissement des dossiers de baptême civil
 Tenue administrative des actes d’état civil
o Délivrer sur demande des extraits ou copies intégrale
o Rédiger des mentions et courriers
 Gestion du cimetière
o Vente ou renouvellement de concessions
o Délivrances autorisations diverses en cas d’inhumation, exhumation…
o Suivre les divers travaux
o Mise à jour concessions échues
 Archives annuelles
o Table décennale
o Registre au Procureur de la République
o Reliure décennale des registres.
7. Veille réglementaire relative à ses missions.
 Se tenir informé et identifier les nouveaux textes juridiques ou nouvelles procédures en lien avec l’activité du poste, applicables à la Commune et définir les actions nécessaires à mettre en place pour se conformer aux nouvelles règles.
 Missions secondaires :
 Accueil au public et standard téléphonique en remplacement et pour nécessité de service.
En remplacement :
 Préparation des courriers du CCAS et Affaires Sociale.
 Aides sociales.
 Suivi des plans canicule et grand froid.
 Préparation et tenue des listes des aînés pour les colis et repas annuels.
 Suivi des réservations des aires de pique-nique à RAJAT
 Affichage et tenue des registres des délibérations (CA ou CM)

Envoi candidature à :
[email protected]