Responsable du service élections – coordination du service population

Sous la responsabilité directe de la Directrice Générale Adjointe des Services (DGA), vous assurez la gestion du service élections et la coordination des missions assurées par les agents du Service à la population (Accueil – Etat Civil – Elections – Cimetière -Courrier – Inscriptions scolaires)

- Gestion du service élections :
o Assurer la mise à jour des listes électorales
o Coordonner et planifier les commissions de contrôle des électeurs
o Sécuriser et coordonner les différentes étapes des opérations électorales en tant que responsable de ces opérations
o Contrôler la qualité des documents produits dans le cadre des scrutins électoraux, gérer les affichages obligatoires
o Coordonner la logistique matérielle des scrutins, en lien avec le Service Technique et la DG
o Coordonner les équipes dédiées (enquêteurs terrain) et organiser les opérations de recensement de la population en lien avec l’INSEE
o Coordonner et organiser le tirage au sort des jurés d’assises, en lien avec le Tribunal Judiciaire de Pau
- Accueillir, renseigner, orienter les usagers (standard téléphonique ; accueil au guichet physique)
- Assurer la continuité de service sur les missions suivantes :
o Etat-civil : mise à jour des registres d’Etat-civil ; délivrance et mise à jour d’actes et livrets de famille ; traitement des demandes COMEDEC; instruction des dossiers changement de nom et prénom ; Instruction des dossiers de mariage et PACS
o Cimetière : accueil des familles et sociétés de pompes funèbres ; gestion et suivi des concessions (attribution, vente de titres, renouvellement, reprises administratives) ; délivrance des autorisations funéraires ; mise à jour des données dans le logiciel
o Enregistrement du courrier pour l’ensemble des services
o Enregistrement et suivi des demandes d’inscriptions scolaires
o Enregistrement et suivi des Journées d’Appel à la Défense
o Prises de RDVs
o Légalisation de signature, traitement des demandes d’attestations d’accueil
o Rédaction de courriers
- Assurer une veille réglementaire et juridique sur tout le périmètre du service à la population
- Assurer la coordination et l’encadrement des agents du service population (2 agents) :
o Priorisation des tâches en fonction des pics d’activité du service
o Animation de réunions de service
o Mise à jour des fiches-procédures du service
o Suivi et exécution des budgets alloués au service population
o Développement d’outils de suivi et d’activité du service
o Gestion des contrats avec les éditeurs logiciels métier
o Gestion de l’archivage des dossiers du service
- Divers :
o Présence (à tour de rôle) lors des cérémonies de mariage/PACS
o Participation à la cérémonie d’accueil des nouveaux arrivants
o Participation au classement et gestion des archives de la collectivité
Conditions d’exercice :
-37h30 avec RTT
-travail ponctuel le weekend : samedi (cérémonies de mariage) ; charge de travail importante lors de la préparation + tenue d’un scrutin ou recensement

Transmission des candidatures (CV + lettre de motivation) :
- par courrier adressées à Monsieur le Maire de Jurançon : Hôtel de ville 6 Rue Charles de Gaulle 64110 JURANCON
- par mail : [email protected]