ASSISTANTE

Sous la responsabilité du Responsable de Pôle, l’agent intervient sur l’organisation des affaires courantes, parfois confidentielles, liées à l’activité de la Direction et assure principalement la réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique, l’accueil téléphonique et physique du secrétariat, l’organisation et la planification de réunions, en veillant au respect des procédures et des directives.
Prend en compte les contraintes budgétaires ainsi que les principes de la certification ISO9001 dans ses pratiques et s’inscrit dans la stratégie de la démarche qualité quand cela est possible.

ACTIVITES
1/ Activités principales liées au secrétariat de la Direction
- Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques
- Traiter et suivre le courrier entrant et sortant de la Direction, y compris électronique :
• courrier entrant : numérisation et enregistrement dans un logiciel métier ou sur un tableau de suivi afin d’assurer la traçabilité des documents, diffusion interne ou externe
• courrier sortant : saisie, mise en forme, enregistrement, reproduction, numérisation, diffusion, suivi des parapheurs
- Préparer les réunions et déplacements de la Direction :
• gestion des agendas : prise de rendez-vous et tenue des agendas de l’exécutif
• participer au bon déroulement des réunions : matériel nécessaire, accueil café, état des présents…
• organisation des déplacements : réservations du moyen de transport, préparation des ordres de mission,…
- Saisir des documents de formes et de contenus divers : tableaux, présentations,...
- Classer et archiver les documents et informations (papier et numérique)
2/ Activités principales liées aux instances et autres évènements, en lien avec le Responsable de pôle
- Participer à l’organisation des diverses manifestations : planification, réservation de salle, convocation et/ou invitation, feuilles de présence, préparation de dossiers, préparation des commandes de prestations,…
- Réaliser les missions spécifiques liées aux instances décisionnelles :
• collecter et enregistrer les rapports établis par les instructeurs, préparer un ordre du jour et réaliser les opérations relatives aux convocations (papier et numérique)
• veiller à la participation des Elu.e.s pour les besoins du quorum (présences et procurations)
• préparer les dossiers : reprographie, rédaction des feuilles de déroulement,…
• assurer l’organisation logistique des instances : matériel nécessaire, accueil café, état des présents…
- Appliquer les procédures administratives associées aux actes décisionnels :
• Collecter, enregistrer, vérifier la rédaction des actes administratifs établis par les instructeurs puis appliquer les mesures exécutoires
• Rédiger les procès-verbaux
3/ Activités spécifiques
- Veiller à l’approvisionnement des stocks de fournitures alimentaires et non alimentaires (bureau, réunion,…)
- Enregistrer informatiquement les absences et congés des agents de la Direction
- Assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives des documents papiers et électroniques produits par la Direction
- Mettre à disposition les ressources documentaires physiques et numériques et s’assurer de la reconduction des abonnements pour les besoins de la Direction
- Préparation des documents nécessaires au paiement des astreintes pour les membres de la Direction (mensuel)
ACTIVITES COMMUNES AU POLE/A LA DIRECTION
- Participer à d’autres missions en fonction des besoins du pôle
- Participer à la mise en place de nouveaux projets tels que le renouvellement de logiciels métiers
- Proposer des solutions d’amélioration des tâches quotidiennes pour gagner en efficacité et rapidité
- Appliquer les documents en vigueur (règlements, chartes, documents qualité, etc.…)

Rémunération statutaire + RIFSEEP + tickets restaurants + participation protection sociale (santé et prévoyance). Candidatures (CV + lettre de motivation + copie des diplômes, arrêtés, formations professionnalisantes) à adresser avant le 14/11/2025 à Monsieur Sébastien VINCINI - Président de RESEAU31 Pôle recrutement - ZI de Montaudran - 3 rue André Villet - 31400 TOULOUSE, ou de préférence par voie électronique à l'adresse suivante: [email protected]