Responsable du service Etat civil

Au sein de la Direction de la Vie des Habitants et des Citoyens, , vous pilotez, organisez et coordonnez l’ensemble des missions du service État civil. Vous encadrez une équipe et veillez à la qualité du service rendu aux administrés, dans le respect de la législation en vigueur.

Piloter le service :
• Mettre en œuvre les orientations définies par la Directrice en lien avec l’élue de référence ;
• Assurer la gestion administrative et budgétaire du service ;
• Produire les tableaux de bord pour le suivi de l’activité.
Encadrer l’équipe :
• Superviser le travail de l’équipe, garantir le respect du plan de charge, assurer le suivi quotidien de l'activité, contrôler le respect des procédures ;
• Gérer le suivi des absences, des congés ;
• Répartir et participer aux activités du service en favorisant la cohésion d’équipe et l’équité ;
• Accompagner les agents et la direction lors des changements organisationnels et dans l’appropriation de nouveaux outils ;
• Réaliser les entretiens professionnels ;
• Définir le plan de formation des agents du service.
Superviser les activités Etat-civil :
• Veiller à la légalité des actes d'état civil délivrés par la collectivité ;
• Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour des registres d’Etat-civil ;
• Suivre les évolutions juridiques et les nouvelles réglementations ;
• Mettre régulièrement à jour les fiches procédures ;
• Apprécier l’authenticité des documents fournis ;
• Procéder aux auditions nécessaires en cas de suspicion de fraude (mariages, reconnaissance d’un enfant,…) ;
• Garantir le bon déroulement des cérémonies (mariages, jubilés, parrainages, PACS) ;
• Gérer les situations conflictuelles avec les administrés ;
• Assurer la liaison avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Tribunal, Procureur de la République,…).

.