Assistant(e) de direction DST/Urbanisme

Sous la responsabilité du DST : Il/elle assure l’accueil du public et le secrétariat au sein du pôle administratif de la DST
Il/elle assiste un ou plusieurs chefs de services et directeurs de la DST
Il/elle suit et gère l'organisation des dossiers.
Il/elle assure l’accueil physique et téléphonique du public.

Missions secrétariat :50% du temps
- Assistance au directeur de la DST, et aux autres directions qui la compose, notamment pour l’organisation de réunions, prises de RDV, organisation de visites techniques en lien avec les marchés, inscriptions aux manifestations organisées par le service, réservation de salles et de voitures.
- Relations avec la Métropole : prise de RDV, rédaction d’arrêtés, réponse aux mails….
- Accueil physique et téléphonique de la DST
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et ou courriel
- Gestion des courriers/mails arrivée et départ de la direction (enregistrement, suivi de l’ensemble des courriers de la DST)
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prise de notes et mise en forme et rédaction de courriers ou mails
Responsable de l’archivage des dossiers de la DST (hors urbanisme)
- Finance : Saisie de bons de commandes avec imputation budgétaire et envoi aux fournisseurs et ou entreprises
- Réception, enregistrement et transmission des réponses pour les demandes d’autorisation d’occupation du domaine public Ville
Missions urbanisme : 50 % du temps
- Participe à l’activité du service urbanisme en lien avec l’assistante :
Réceptionne les demandes d’autorisation d’urbanisme en format papier et numérique sur le logiciel dédié,
Réaliser l’affichage et la délivrance des récépissés,
Envoi des certificats d’urbanisme
- En cas d’absence de l'assistante urbanisme participe au traitement des dossiers en lien avec les instructeurs
- Prise de RDV pour les consultations d’autorisation d’urbanisme
- Prendre les messages pour le service urbanisme (demande de RDV, questions, etc…)

Collectivité affiliée au CNAS