Assistant administratif (h/f)

Le Pôle Animations seniors est rattaché au CCAS (Centre Communal d’Action sociale), lui-même rattaché à la Direction Santé, Autonomie, Social. Il agit en matière de prévention et d’accès aux droits. Il propose au public retraité des actions de prévention collectives, constituées de temps de loisirs et de vie sociale.
Il est composé de 6 agent.e.s.
La direction comprend 4 pôles, 7 services et articule son action autour de :
• L’action sociale et les actions solidaires : le Pôle Solidarité (CCAS – Hôtel de Ville)
• L’accompagnement des personnes âgées : le Pôle Autonomie et le Pôle Animation (CCAS - Maison des Retraités)
• Le développement d’une politique handicap et santé mentale : la Mission Handicap et Santé Mentale (CCAS – Hôtel de Ville)
• La mise en œuvre d’une politique de santé publique : le Pôle Santé avec ses secteurs médical/paramédical, prévention et gestion administrative (CMS).
Placée sous l’autorité du. de la Responsable de service, l’Assistant.e administratif.ve assure la gestion administrative et comptable de son service afin d'en assurer le bon fonctionnement. Il ou elle concoure à la relation usagers afin de produire la meilleure qualité de service possible.

La Gestion administrative
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Gérer l’agenda du service dans le cadre des temps forts, et l’emploi du temps quotidien du responsable (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
• Accueillir physiquement les usagers
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du responsable (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…), rédiger certains documents
• Etablir un classement cohérent
• Produire divers documents : courriers, notes, rapports, comptes-rendus de réunion
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne pour obtenir des éléments de communication (demandes de publications)
• Suivre les conventions, en lien avec l’assistant.e de direction
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Organiser la logistique des différents temps forts du service en externe à la structure (réservatioins de salles, de cars, ordre de mission, commande alimentaire, etc.), l’agent d’accueil intervenant quant à lui sur la logistique interne de la structure
La Gestion comptable
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer l’exécution budgétaire (production des bons de commande, rapprochement des factures, suivi du circuit hiérarchique de validation des documents budgétaires, etc.)
• En coopération avec les animateurs.trices, participer à l’inscription des usagers dans le logiciel métier, établir la facturation et l’enregistrement des paiements, tenir les régies qui lui sont confiées
• Participer à la résolution des anomalies et au développement du logiciel métier
• Participer à la préparation budgétaire, inscrire les demandes budgétaires dans le logiciel métier
• Tenue d’une régie (12 000 €)
Le soutien aux autres missions du Pôle
• Suppléer l’agent.e d’accueil du Pôle senior.e.s durant ses absences,
• Participer aux pics d’activités et dispositifs du CCAS, ainsi qu‘aux grands événements de la Ville
• Participation aux temps de réunion et à l’évolution de la qualité du service (réunions de secteur, réunion de service) ;
• Participation à la mission de « veille sanitaire et sociale » du service : passer les appels téléphoniques

Envoyer CV et lettre de motivation par mail à [email protected]
ou par courrier à l'attention de :
Monsieur le Maire
Hôtel de ville
Place de la Laïcité
93230 ROMAINVILLE