Le dossier administratif de l’agent public

Contenu du dossier individuel

Tous les documents du dossier administratif sont classés par ordre chronologique et doivent impérativement être numérotés. Un classement par thème est également possible. D’après les dispositions désormais codifiées dans le Code général de la fonction publique (anciennement article 18 de la loi du 13 juillet 1983 dite loi Le Pors), le dossier administratif ne doit pas faire état « des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé ». Aussi, il est interdit d’y mentionner les sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées. Cependant, les documents retraçant les faits à l’origine de la sanction ne peuvent être retirés du dossier administratif.

En raison du secret médical, aucune information concernant la santé de l’agent ne doit figurer dans le dossier. Il faut y inclure seulement les actes tirant les conséquences administratives de l’état de santé (arrêté de mise en congé de maladie, avis du conseil médical…).

Le dossier individuel doit uniquement inclure les documents relatifs à la situation administrative de l’agent (actes d’état civil, bulletin de casier judiciaire…) et à l’évolution de sa carrière (arrêtés de nomination, de titularisation, d’avancement d’échelon…). Tous les documents concernant la situation administrative de l’agent sont conservés de manière permanente dans le dossier, tandis que certaines pièces de gestion courante liées à sa carrière peuvent avoir un caractère temporaire.

Gestion et modalités d’accès au dossier individuel

Le dossier peut être géré sous format papier ou, depuis le décret 2011-675 du 15 juin 2011, entièrement ou en partie sous format électronique. Si une collectivité souhaite entamer la transition numérique de ces documents, elle peut d’ailleurs s’appuyer sur la fiche « Comment dématérialiser le dossier individuel d’un agent public ? ».

Toutefois, toute nouvelle pièce ajoutée au dossier ne doit être conservée que sur l’un des deux supports. Le dossier doit impérativement rester unique. C’est l’administration qui décide du format de conservation des documents.

En cas de détachement ou de mise à disposition, l’administration d’origine continue de gérer le dossier de l’agent. Ainsi, l’administration d’accueil doit transmettre à l’administration d’origine tout nouveau document établi. En revanche, l’administration d’origine doit transférer le dossier à l’administration d’accueil en cas de mutation, d’intégration d’un fonctionnaire dans un nouveau corps ou cadre d’emplois, ou de recrutement d’un agent contractuel par une autre administration. Si l’administration d’accueil ne peut pas gérer le dossier sous format électronique, l’administration d’origine doit l’éditer sous format papier pour le lui transmettre. Elle doit alors détruire l’ancien dossier au format électronique.

L’agent peut demander, par écrit, à consulter son dossier administratif sans avoir à justifier sa demande. Il a également le droit de faire rectifier une information. Il peut demander à son administration le retrait ou l’ajout d’un document s’il est injustifié. Par contre, il ne peut exiger le retrait ou la destruction d’un compte-rendu d’entretien professionnel mené avec son supérieur hiérarchique.

L’agent peut demander une copie de son dossier, qu’il peut consulter sur son temps de travail ou emporter chez lui.

Il faut noter que les responsables hiérarchiques directs n’ont pas un accès libre aux dossiers individuels des agents (cet accès étant réservé à l’autorité territoriale et au service des ressources humaines habilité).

Texte de référence : Code général de la fonction publique (qui abroge et codifie la Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983)