ASSISTANT OU ASSISTANTE DE DIRECTION

Assistante de Direction de Monsieur le Maire

- Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Collectivité.
- Transmettre les documents dans les délais.
- Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
- Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.
- Traiter les flux de courriers entrants et sortants.
- Recevoir et réorienter les courriers électroniques.
- Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
- Intervenir sur des outils de gestion de flux décisionnels (progiciels de gestion, bases de données) pour leur constitution, leur mise à jour et la production d’extractions.
- Assembler, trier, classer et archiver des documents.
- Synthétiser et présenter des informations.
- Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Collectivité.
- Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Collectivité.
- Gérer l’agenda de l’entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Collectivité.
- Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
- Intervenir dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Collectivité pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH.
- Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.
- Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place.
- Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.

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