Assistant administratif (h/f)

Assurer le suivi administratif du service Cap Séniors et Solidarité afin de garantir la qualité des procédures, la fiabilité des dossiers et le bon fonctionnement administratif du service.
L'assistante administrative apporte un soutien permanent à la cheffe de service et à l'équipe en assurant la préparation, le suivi et la sécurisation des dossiers administratifs.

* Assurer le suivi administratif du service
- Rédiger et mettre en forme les courriers
- Participer à l'amélioration des outils administratifs
- Assurer le suivi des échéances administratives
- Assurer le classement papier et numérique des dossiers
- Préparer les documents administratifs nécessaires aux activités
- Assurer le suivi des dossiers administratifs
- Mettre à jour les tableaux de bord du service (inscriptions transport à la demande et animations)
* Assurer la gestion administrative des activités
- Préparer l'ensemble des documents et dossiers nécessaires à la mise en œuvre des animations et projets
- Préparer les conventions
- Mettre à jour les procédures du service
- Veiller au respect des procédures administratives de la collectivité
* Participer au suivi budgétaire
- Préparer les devis, bons de commande
- Assurer le suivi des factures
- Préparer les éléments budgétaires
- Suivre les dépenses engagées
- Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire
- Assurer le classement des pièces comptables
- Alerter la cheffe de service en cas d'écart ou d'anomalie
* Assurer le suivi administratif des partenariats et des subventions
- Contribuer au montage administratif des projets
- Préparer les dossiers administratifs de demande de subvention
- Rassembler les pièces justificatives
- Assurer le suivi des échéances
- Préparer les conventions de partenariat
- Participer à la constitution des bilans administratifs demandés par les financeurs. La définition des projets, la recherche des financements et les relations avec les partenaires relèvent de la cheffe de service.
*Assurer la gestion administrative des signalements d'habitat indigne
En lien avec la cheffe de service, l’agent assure le suivi administratif de la procédure.
- Préparer le courrier d'information adressé au locataire à partir des coordonnées transmises par l'agent d’accueil
- Constituer les dossiers papier et numériques
- Assurer le classement des pièces
- Mettre à jour le tableau de suivi des signalements
- Préparer les courriers nécessaires au suivi administratif
- Assurer le suivi documentaire des dossiers jusqu'à leur clôture
- Mettre à jour les statistiques et les indicateurs.
Les décisions relatives à la procédure relèvent de la cheffe de service.
*Assurer le suivi administratif du dispositif de convivialité
- Participer au bon fonctionnement administratif du dispositif
- Mettre à jour les listes des bénéficiaires et des bénévoles
- Préparer les documents nécessaires aux permanences
- Assurer le suivi administratif des plannings
- Mettre à jour les tableaux de suivi ;
- Participer à la préparation du bilan annuel.
- Participer aux réunions mensuelles de régulation animées par la psychologue
*Participer à la vie du service
- Contribuer au bon fonctionnement collectif
- Participer aux réunions d'équipe
- Contribuer à l'organisation matérielle des manifestations
- Travailler en lien étroit avec les autres agents du service
- Assurer la continuité du service en cas de nécessité
- Participer à l'accueil des habitants lorsque cela est nécessaire

Recrutement par mutation ou, à défaut, par voie contractuelle.
Régime indemnitaire comprenant IFSE et CIA selon objectifs.
Avantages : Tickets restaurant, adhésion au CNAS, participation à la protection sociale complémentaire (prévoyance maintien de salaire et complémentaire santé labellisées).
Candidatures
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être transmises exclusivement via la plateforme Emploi Territorial, qui garantit le suivi et la traçabilité des dossiers.