Adjoint Administratif Polyvalent

Sous la direction du Maire, des élus et de la Directrice Générale des Services :

1. Missions principales
1.1. SECRETARIAT DU MAIRE
o Organisation de l’agenda du Maire :
o Accueil téléphonique et gestion de l’agenda du Maire (prise de rendez-vous)
Coordination des manifestations officielles (commémorations, cérémonies patriotiques…)
o Préparation et organisation des représentations du Maire (vœux du Maire, repas des Ainés, colloques…)
o Rédaction de courriers institutionnels et/ou politiques de l’autorité territoriale
o Courriers de réponse aux sollicitations des administrés
o Création et suivi de diverses tâches administratives (tableaux, power point…)
o Assurer la mise à jour des bases de données : commerçants, partenaires institutionnels, associations
1.2. SECRETARIAT DU CONSEIL MUNICIPAL
o Transmettre les ordres du jour du conseil municipal, convocations et dossiers destinés aux élus.
o Publier et afficher les ordres du jour du conseil municipal.
o Recueillir et contrôler les projets de délibérations et assurer leur sécurisation juridique.
o Assurer la télétransmission au contrôle de légalité, la publicité des actes et la tenue des registres.
o Organiser et contrôler l’affichage légal et la publication des actes administratifs.
o Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des actes.
1.3. GESTION ELECTRONIQUE DES COURRIERS – courriels, courriers postaux
o Trier le courrier postal et électronique, le traiter et assurer la diffusion auprès des personnes concernées.
o Accompagner les services dans l’utilisation du logiciel de GED en vue de son optimisation.
2. Missions secondaires
En remplacement ou en soutien aux agents responsable des missions accueil, état civil et communication.
2.1. SUPPLEANCES DES SERVICES ETAT CIVIL
En cas d’absences des agents des services concernés :
Accueillir et renseigner les administrés – notamment en matière d’état civil.
2.2. SUPPLEANCE DES MISSIONS D’AIDE COMMUNICATION EXTERNE :
o Recueillir et synthétiser les informations relatives à la Collectivité et à son environnement en vue de les diffuser sur différents supports.
o Rédiger et gérer le contenu éditorial du site internet et des pages réseaux de la Commune (Facebook, Intramuros, Insta..).
o Participer à la rédaction des différents supports de communication (flyers, affiches, carte d’invitation, carte de vœux, bulletin municipal, newsletter, journal interne…) pour les évènements culturels, sportifs et/ou municipaux
o Participer à la gestion des relations avec la presse (rédaction de communiqués, de dossiers de presse…)
o Rédiger et gérer le contenu du panneau lumineux
o Veiller à la bonne transmission des supports réalisés
o Coordonner des prestataires de services (planifier et suivre la fabrication des supports)
o Participer à certaines manifestations (vœux, inaugurations, reportage photos…)

Merci d'adresser votre candidature (CV+lettre de motivation+dernier arrêté de situation ) à : Monsieur le Maire de Sorède-Rue de la Caserne-66690 SOREDE
Informations complémentaires:
Muriel BAISSET, Directrice des Services
courriel : [email protected]