HOTESSE D’ACCUEIL

Exerce, en équipe, avec 2 titulaires, les missions de standardiste et d’hôtesse d’accueil en charge de la gestion et de l’occupation des salles tout en effectuant des tâches de secrétariat.
Assure la suppléance de la régie du restaurant scolaire et de la garderie périscolaire.
Les missions ci-dessus et activités ci-dessous sous entendent des tâches non listées.
Par ailleurs, les agents peuvent se voir confier d'autres missions dans le cadre du projet de service. Ils peuvent, ponctuellement et/ou en cas de nécessité liée à la mission de service public, assurer d’autres activités.

ACTIVITES ET TACHES PRINCIPALES DU POSTE :
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants
- Accueil des usagers
- Réception, traitement et diffusion des informations
- Réalisation de travaux de bureautique
- Gestion du planning des Cartes Nationales d’Identités & Passeports (logiciel) et passage à la station biométrique
● En amont de la location de salles :
- Vérification de la disponibilité de la salle demandée via un logiciel professionnel
- Transmission du formulaire au demandeur
- Explication au demandeur des pièces à fournir
- Etablissement d’un tarif
- Réception et enregistrement des chèques de caution
- Suivi des demandes pour les dates d’état des lieux : entrée et sortie
- Enregistrement informatique
- Copies aux différents interlocuteurs (demandeur, service technique, agent responsable des salles, femmes de service, archivé)
Location de matériel :
- Renseigne les usagers (tarifs)
- Transmission du formulaire à compléter
- Transmission de la demande à l’agent technique concerné pour connaître la disponibilité de celui-ci ainsi que la date de livraison
- Etablissement des tarifs
- Copies de la demande (demandeur, services techniques, agent responsable salle et matériel)
- Archivage
- Envoi aux intéressés
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
ACTIVITES ET TACHES SECONDAIRES DU POSTE :
Réception, traitement et réponse aux mails
Courrier :
à l’arrivée :
- Tri par catégorie
- Diffusion par services
au départ :
- tri par tarif d’affranchissement (écopli, Recommandé avec ou sans AR)
- Affranchissement
Recensement des Jeunes :
- Inscription des jeunes ayant atteint l’âge de 16 ans pour la Journée d’Appel et de préparation à la Défense et transmission par le logiciel PECOTO
Renouvellement permis de conduire :
- Remise des Cerfa pour les renouvellements de permis de conduire
- Remise de la liste des documents à fournir ainsi que la liste des médecins
Divers :
- Informations diverses : les lignes de bus – tourisme – piscine – tri sélectif …
- Photocopies pour la population ou associations et facturation selon tarifs établis (administrés et associations)
- Conseils aux visiteurs pour leur démarches et aide dans la rédaction de documents administratifs
- Conciergerie (remise de clés contre signature)
- Gestion de l’affichage sur panneau extérieur
- Distribution de raticide
- Recensement

Par courrier : 8 place Jean Jaurès 62270 FREVENT
ou par mail [email protected]
accompagnée d'un CV et d'une lettre de motivation