Assistante de gestion administrative

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus et de la secrétaire générale et de l'agence postale.

Activités régulières
Comptabilité : - Enregistrer les factures sur le budget du CCAS+ COMMUNE
- Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
- Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ, transmission aux services et aux élus, envoi du courrier, diffusion de l’information en général, convocation des commissions.
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapports,…) tri, classement, archivage, numérisation,
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Cadastre : remise des plans et des copies des matrices cadastrales aux administrés
- Urbanisme : traitement des certificats d’urbanisme
- funéraire : suivre les dossiers déposés par les entreprises funéraires, enregistrer les décès sur le registre et mettre à jour le nom des héritiers des concessions
- Etat civil : Rédiger les actes et délivrer les copies
- Enregistrer le recensement citoyen
- Enregistrer les inscriptions sur les listes électorales
- Communication : publier sur panneau pocket les informations réglementaires, les alertes.
- population : suivre les mouvements des administrés (départ, arrivée et les enregistrer sur une liste),
- préparer le repas de fin d'année (demande de devis, courriers, préparation des tables ….), organiser la cérémonie des vœux du maire, le noêl des enfants.
Accueillir, renseigner et traiter les dossiers des administrés pour les poubelles
- Agence postale
SERVICES POSTAUX
- Tout affranchissement manuel
- Vente de timbres-poste à usage courant
- Vente d’enveloppes et Prêt-à-Poster (boites + pochettes)+monnaie de Paris
- Dépôt des objets y compris recommandés
- Retrait des lettres et colis en instance
- Dépôt des procurations courrier
- Services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, abonnement mobilité et Prêt-à-Poster de réexpédition
SERVICES FINANCIERS ET PRESTATIONS ASSOCIEES
- Retrait d’espèces sur compte courant postal et dépôt
- Retrait d’espèces sur Postépargne ou livret d’épargne
- Transmission au bureau centre pour traitement direct selon les règles en vigueur des demandes de services liées au CCP, des demandes d’émission de mandat cash, des procurations liées aux services financiers, des versements d’espèces sur son propre CCP, Postépargne ou livret d’épargne
- Gestion des fonds et des stocks

Stagiaire, recrutement par mobilité, contactuel.
Lettre de motivation, curriculum vitae, toutes informations permettant de connaître l'expérience de l'agent.