Assistant administratif au sein du service de la Direction Générale

ACTIVITES PRINCIPALES
Secrétariat Général :
- Assurer le secrétariat du service : Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (courriers, comptes-rendus ... ), appels téléphoniques, réception du courrier (Ouverture et tri du courrier à destination de tous les services)
- Assurer le secrétariat de M. le Maire: suivi des rendez-vous
- Organisation et planification des réunions du secrétariat général (commissions…) : Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS ou le responsable de service concerné, respecter les délais, envoyer les convocations dématérialisées.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers et recollement. Réalisation des arrêtés du service, diffusion, publication et archivage auprès des différents services. Réalisation des reliures.
- Gestion du Conseil Municipal : préparation de la convocation, aide à la rédaction du procès-verbal et des délibérations, diffusion, publication, affichage et archivage.
- Aide à la gestion du Conseil Municipal des Jeunes (convocation, préparation des réunions …)
- Gestion de des stocks des fournitures et réalisation régulière de l 'inventaire et commandes spécifiques (agenda). Relais technique pour les photocopieurs : Gestion des consommables (cartouches, agrafes, bac de récupération…) et gestion des réparations. Suivi budgétaire et négociation avec les différents fournisseurs. Réception des commandes. Organisation du rangement et de la distribution au sein des différents services pour les commandes particulières
Communication :
Création de supports de communication avec les logiciels Indesign, Canva… (affiches, flyers, brochures….)
Relecture des supports de communication et mise en forme d'articles.
Assurer la revue de presse quotidienne et sa diffusion auprès des élus et des responsables de service.
Aide à la mise à jour des informations sur les supports de communication de la ville concernant les événements (panneau lumineux, réseaux sociaux, site internet…).
Evènementiels et développement durable :
-Participation à la préparation et à l’organisation des évènements communaux (hors manifestations culturelles) : Préparation de la liste des invités, Frappe et envoi des invitations, Frappe des menus, badges, des chevalets ... en fonction des manifestations, Aide à la gestion des devis, commandes, contrats de prestation et autorisations administratives, coordination de certains évènements sur site :
• Participation à la gestion du repas des Anciens, des vœux de M. le Maire et de l’arbre de Noël des enfants des élus et du personnel (Commande de jouets de Noël pour les enfants du personnel et des élus),
• Participation à la semaine du développement Durable et suivi des ateliers développement durable à destination des enfants des écoles et des Cormellois
ACTIVITES SPECIFIQUES :
Aide ponctuelle aux tâches de secrétariat pour d'autres services de la Mairie

MODALITES D'EXERCICE DU POSTE
CONDITIONS D’EXERCICE :
-Travail en bureau
- Horaires réguliers : 8 h 30-12 h 15 et 13 h 15-17 h 00
Avec récupération du temps de travail (RTT)
-Travail à temps complet
-Travail en équipe
Moyens techniques :
- Outils bureautiques
- Contacts permanents et directs avec le supérieur hiérarchique
- Relations avec l'ensemble des services
- Relations avec d'autres collectivités (intercommunalité), partenaires publics, entreprises, associations en fonction des domaines d'activités
- Echanges réguliers avec l'élu

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