Assistante Direction Générale des Services

Intitulé du poste Secrétariat du Maire et des élus
Cadre d’emploi :
Adjoint administratif territorial à Rédacteur
RELATIONS HIERARCHIQUES
• Placé sous l’autorité de la Responsable de la Direction Générale et du Cabinet du Maire

Missions principales :
• Gestion et coordination de l'agenda du maire, des élus, du directeur de cabinet et du Directeur Général des Services (rendez-vous, réunion, congés)
• Vérification et mise à jour du planning des manifestations dans les agendas
• Organiser et préparer les déplacements, les cérémonies officielles et les réunions
• Organiser des réunions : convocations, logistique, en assurant une coordination ainsi que la préparation des dossiers de réunions et salle
• Rédaction des comptes rendus (réunions publiques, etc…)
• Coordonner les relations externes : priorisation et suivi des requêtes usagers, habitants, partenaires extérieurs
• Réservation de salles
• Assurer la constitution des dossiers pour le maire et les élus : note cabinet, note des services, informations pratiques
• Assurer le secrétariat des adjoints et conseillers municipaux délégués ainsi que leur formation,
• Gérer et actualiser un fichier des contacts opérationnels
• Suivi des courriers, mails, reçus au cabinet : transmission, points réguliers avec le Maire et le cabinet sur les sujets prédominants
• Rédaction de courriers réponses dans les délais impartis
• Participer aux réunions de cabinet et des comités de direction avec les Responsables de services et rédaction des comptes rendus,
• Accueil téléphonique et physique :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
-Gestion, filtre des appels téléphoniques et prise de rendez-vous
• Rappel des informations importantes et transmission des messages
• Demandes diverses en lien avec les autres services
• Interface avec les services administratifs
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Tenue de tableaux de suivi d'intervention
• Suivi des plannings d’astreintes et des mariages en lien avec les affaires générales
• Gestion du circuit des parapheurs à la signature des élus
• Envoi et suivi des invitations officielles
Missions annexes :
 Gestion et enregistrement du courrier en cas d’absence
 Gestion prêt véhicule agents

Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Place de la Libération
91320 WISSOUS