ASSISTANT SERVICES À LA POPULATION (H/F)

Le/la chargé(e) d’accueil assure l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public. Il oriente les usagers vers les différents services, il aide à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité. Il gère le courrier et diffuse l’information et la documentation. Il représente le visage de la collectivité.
Travail 1 samedi par mois
Horaires de travail :
Semaine 1 :
Lundi 09h30-12h30 et 13h30-18h00
Mardi, Mercredi, Jeudi 08h30-12h30 et 13h30-17h00
Vendredi 08h30-12h30 et 13h30-16h30
Semaine 2 : (1 fois par mois)
Samedi : 09h00-12h00
Lundi 09h30-12h30 et 13h30-18h00
Mardi, Mercredi, Jeudi 08h30-12h30 et 13h30-17h00
Vendredi 08h30-12h30

Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
• Renseigner le public sur place ou par téléphone
• Recevoir, filtrer et orienter les appels
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité
• Orienter le public vers les services et organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
• Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs
Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent
Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation
• Gérer le courrier : réceptionner, tamponner, distribuer et expédier le courrier
• Afficher et diffuser l’information par mail, par affichage ou tout autre moyen
• Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation
Gérer les dossiers d’urbanisme
• Enregistrer les dossiers de déclarations préalables, les permis de construire
• Effectuer le premier niveau d’accueil en urbanisme
• Renseigner les usagers
• Vérifier la bonne réception des documents utiles à l’instruction des dossiers
• Respecter les délais
Connaissance du logiciel OXALYS
Gestion de l’état civil et du cimetière (logiciel Berger-Levrault)
• Gestion des actes d’état civil
• Renseigner les usagers sur les demandes d’état civil
• Préparer les évènements (mariages, parrainages)
• Gestion du cimetière
Communication :
• Gestion de la communication écrite (CVI, infolettre, …)
• Gestion de la communication numérique (site internet, panneau pocket etc…)
• Réalisation des menus de cantine
• Création d’affiches, flyers…,
• Gestion des arrêtés correspondant d’occupation domaine public.

Lettre de motivation
CV
Lettres de recommandation éventuelles