Assistant(e) de direction du service éducation

Ville de Dammarie Les Lys, 23 371 habitants, bordée par la Seine et la Forêt de Fontainebleau.
Proche de la gare de Melun, desservie par le RER D ainsi que par le Transilien (ligne R, direct Paris Gare de Lyon – Melun en 25 min).
La Ville dispose de commerces de proximité et d’une zone commerciale attractive, ainsi que nombreux équipements culturels (médiathèque, salles de spectacles), scolaires (écoles, collèges, lycée et centre de loisirs) et de loisirs (piscine, complexe de la Cartonnerie ; Cinéma, Bowling, Karting, patinoire, etc.)
Ses nombreux parcs (dont une ferme pédagogique) et espaces boisés, ses pistes cyclables, son accès direct à la forêt et à la Seine en font une ville verte, agréable à vivre.
Pour répondre aux besoins de ses habitants et améliorer leur quotidien, la ville poursuit ses recrutements en s’appuyant sur des valeurs fortes fondées sur le sens du service public, l’esprit d’équipe et le bien-être au travail.
La ville recherche son/sa assistant(e) de direction au sein de la direction de l’Education.
Description du poste :
En qualité d’assistant(e) de direction et sous la responsabilité de la directrice de l’éducation, vous serez en charge de l’accueil, du traitement des dossiers, du classement/archivage des dossiers ainsi que de la planification et du suivi.
Poste à pourvoir dès que possible. Catégorie C. Filière administrative.

MISSIONS :
➢ Contact privilégié avec les établissements scolaires
Gestion administrative (scolaire/périscolaire)
- Assister le responsable dans l’organisation du travail de la Direction + gestion de l’agenda
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif
- Enregistrer les courriers arrivée/départ
- Consulter, filtrer et trier les courriers électroniques dans le logiciel de gestion
- Mettre en forme et rédiger des courriers
- Procéder à de l’archivage numérique
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer,
inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels)
- Participer à la gestion et la mise en place des projets de la Direction
- Organiser et gérer la mise en place d’évènements liés aux activités de la Direction
- Gérer les fournitures de la direction (commandes et réassort)
- Gérer le planning d’utilisation du véhicule de service
Préparation et gestion budgétaire (Scolaire/Périscolaire)
- Recenser les besoins auprès des écoles (fonctionnement et investissement) et effectuer un
chiffrage
- Élaborer les tableaux de préparation budgétaire (écoles et Direction)
- Suivre les budgets – Tableur Excel (services, écoles, ULIS, grève…)
- Demander des devis auprès des fournisseurs et prestataires (fournitures, abonnements
transport…) + planification des sorties scolaires auprès du prestataire
- Vérifier, enregistrer et saisir des commandes dans le logiciel CIRIL
- Suivre les livraisons, valider les factures, gérer les litiges.
- Savoir rendre compte
- Exécuter et suivre les procédures administratives
- Être force de proposition en matière d’optimisation du service à rendre aux usagers
- Rigueur, sérieux, discrétion professionnelle sont des prérequis.
Marchés Publics (Scolaire/Périscolaire)
- Suivre les renouvellements de Marchés Publics en lien avec le responsable
- Vérifier les documents d’appel d’offres et les remettre à jour
- Analyser les candidatures avec le service des Marchés Publics
- Exécution des marchés
- Rendez-vous fournisseurs pour mise en place
- Rapport annuel du fonctionnement pour reconduction/non reconduction
PPMS (plan particulier de mise en sûreté)
- Gérer le contenu des malles PPMS dans les écoles, commandes et réassort
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
ULIS
- Préparer et suivre les conventions des frais de scolarité et de restauration des enfants ULIS
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
Gestion administrative et budgétaire (DGA DEEC)
- Mettre en forme des actes administratifs et des courriers sur les logiciels de gestion
- Suivre le budget (crèche Bonjean)

Envoyer CV et lettre de motivation à :
[email protected]