Secrétaire du Maire et de la DG

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous.
Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas.

SECRETARIAT DU MAIRE et de la DIRECTION GENERALE
- Gestion de l’agenda
- Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés
- Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
- Gestion, envoi, supervision des invitations
- Gestion et suivi des doléances
- Archivage
SERVICE COURRIER
- Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) :
o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
o enregistrement des dossiers d’urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds); édition et envoi de récépissé; affichage
- Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Classement et archivage
- Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses
- Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion
CONSEIL MUNICIPAL
- Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier
- Edition des dossiers de séance à la demande des élus
- Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…)
GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
- Invitation et organisation des événements :
o Rdv et réceptions du maire
o Cérémonies patriotiques et officielles
- Gestion de la réserve « convivialité »
- Participation à l’organisation des vœux à la population

Travail sur écran.
Horaires réguliers variables en fonction des obligations du service et sauf événement exceptionnel nécessitant la mise en œuvre de gestion de crise (neige, inondation…).
Nécessite de la disponibilité et un devoir de confidentialité.
Exposition physique (tension mentale et/ou nerveuse) ponctuelle (selon la période et les obligations du service)
Pratique d’outils métiers de manière confirmée (Acte office, EzGED).
Implique l’engagement d’une responsabilité financière modérée (gestion du budget « cérémonies » de manière ponctuelle) ainsi qu’une responsabilité juridique avec un faible risque contentieux.