Chargé.e de gestion "Evénementiel et Animation"

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service CULTURE et EVENEMENTIEL de la collectivité.
Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.
Gère la régie d'avances et de recettes pour la Culture et l'Evénementiel en qualité de régisseur.se principal.e

Traitement des dossiers et saisie des documents :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques,
Saisir des documents de formes et de contenus divers,
Gérer et actualiser une base d’informations,
Rechercher des informations, notamment réglementaires,
Vérifier la validité des informations traitées,
Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion,
Rédiger des documents administratifs,
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires,
Enregistrer ou saisir des données informatiques,
Rédiger des comptes redus et procès-verbaux de réunion.
Accueil physique et téléphonique du public :
Recevoir et orienter les demandes,
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
Rechercher et diffuser des informations,
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité,
Orienter, conseiller le public vers un interlocuteur ou le service compétent,
Conseiller les usagers et agents sur les procédures,
Rédiger des notes synthétiques,
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.
Gestion de l’information, classement et archivage des documents :
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers,
Photocopier et assembler les documents,
Trier, classer et archiver les documents,
Synthétiser et présenter les informations,
Rechercher et diffuser des informations,
Préparer les dossiers pour les instances,
Identifier les sources de documentation.
Planification et suivi :
Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions
Utiliser des logiciels et des progiciels
Gestion et suivi de l’enveloppe budgétaire du service Culture & Evénementiel
Organisation et coordination du service en concertation avec la hiérarchie
Gestion de la régie Culture et Evénementiel :
Encaissement des recettes réglées par les usagers de la collectivité,
Versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public,
Gestion des impayés,
Remboursement de recettes,
Tenue comptable de la régie de recettes,
Tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie.

Veuillez adresser votre candidature accompagnée de votre C.V. à Madame Sophie AGNERAY, Maire de la Ville de Cappelle la Grande.
Merci d'y ajouter la référence RH25-10.