Agent polyvalent administratif

Activités de bases accueil :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et autres
• Recevoir, filtrer, orienter les appels téléphoniques
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Renseigner et orienter au mieux les administrés
• Maintenir l’espace accueil
• Gestion des conflits
• Diffusion des informations au public et aux services concernés
• Diffusion et actualisation des documents par affichage (Panneau Lumineux- Tableau extérieur- Intérieur)
• Gestions des mails (identifier la demande, le degré d’urgence et le suivi au sein des divers services)
• Agenda des réunions sur Outlook et Planning
• Gestion des courriers arrivée et départ (enregistrement, numérisation, photocopie et affranchissement)
• Préparation et mise en validation de documents divers
• Rédaction de courrier divers et mis sous pli.
• Gérer les demandes de la population, conseiller et assister dans leurs démarchés administratives et sociales
(Délivrance d’attestation de résidence, de départ, certificat de vie, attestations d’accueil, inscriptions scolaires, ..)
• Saisie sur tableaux de données
• Inscriptions sur les listes électorales
• Classement et archivage
• Gestion des commandes de fournitures administratives, produits d’entretien, de pharmacie, des consommables photocopieurs et machine à affranchir.
• Suivi des stocks et gestion des besoins de fournitures administratives, de pharmacie, des consommables photocopieurs et machine à affranchir.
• Réception des livraisons.

Activités Urbanisme :
• Réception et saisie des dossiers urbanisme via NEXT ADS et papier pour transmission à l’agglo : CU-DIA-DP-PC-PA-TRANSFERTS DE PC…
• Création du dossier physique (suivi/tenue/classement/archivage/envoi légalité/envoi DGFIP)
• Tenue du registre des actes (classeur bleu)
• Relation pétitionnaire-agglo (ajouts pièces complémentaires ou modificatives, envoi des arrêtés opposition et non opposition, mails accords tacites)
• Tenue de l’affichage des PC-DP : dépôt-accords-refus
Activités Assistanat Administratif auprès des services communaux :
• Aide ponctuelle à la DGS pour secrétariat divers.
• Aide ponctuelle administrative auprès de l’ensemble des services communaux
• Rédaction et mise en forme de documents
• Saisie et mise à jour des bases de données
• Archivage physique et numérique des documents

Lettre de motivation et CV