Assistant(e) de direction

La Ville d’Aurillac recrute un(e) assistant(e) de direction au sein de la direction de la tranquillité publique.
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du directeur de la tranquillité publique, vous aurez à relever les missions suivantes :
• Assister le directeur dans ses missions au quotidien,
• Assurer l'accueil et secrétariat de la direction,
• Gérer le planning et l'agenda du directeur,
• Gérer le secrétariat des projets du service : assistance en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers, d’aide à la formalisation et au suivi de tableaux de bord,
• Assurer, pour le service, la mise en œuvre opérationnelle et le déroulement des projets stratégiques (documents supports…),
• Assurer les tâches d’opérateur du centre superviseur urbain en charge de la vidéo protection.
Conditions d'exercice :
Temps complet
Rythme de travail nécessitant une grande réactivité et une grande disponibilité
Moyens mis à disposition :
Applications informatiques spécialisées

Missions et activités liées à l’accueil
Missions :
• Accueillir le public
• Renseigner et orienter le public
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Activités :
• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement dans une démarche professionnelle
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Adapter son intervention aux différents publics
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Aiguiller, renseigner, accompagner, conseiller l’usager dans toutes ses démarches et sur toute demande relative aux services municipaux
• Identifier et gérer la demande et son degré d'importance
• Procéder au pré traitement de tout dossier dont la prestation est déléguée à l’accueil
• Faire toute recherche permettant de satisfaire la demande de l’usager en assurant la complétude et la pertinence de la réponse donnée
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Être le relais des services auprès du public
• Assurer la mise à jour et le suivi des annuaires, de la documentation et de l’information nécessaires au bon fonctionnement du service et des services municipaux
• Appliquer et respecter les process, circuits, consignes et objectifs donnés tant dans le service que dans les services municipaux concernés (transversalité) en lien avec sa hiérarchie
• Rendre compte à sa hiérarchie de tout événement ayant ou pouvant avoir des répercussions sur le service ou l’équipe, ou dérogeant à l’organisation en place
Missions et activités liées au poste
Missions :
• Assister le directeur dans ses missions au quotidien
• Assurer l'accueil et secrétariat de la direction
• Gérer le planning et l'agenda du directeur
• Gérer le secrétariat des projets du service : assistance en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi des dossiers, d’aide à la formalisation et au suivi de tableaux de bord.
• Assurer, pour le service, la mise en œuvre opérationnelle et le déroulement des projets stratégiques (documents supports...)
• Assurer les tâches d’opérateur du centre superviseur urbain en charge de la vidéo protection
Activités :
1 - Gestion des dossiers du secrétariat de la direction
• Gestion du courrier de la direction via le logiciel courrier (enregistrement, suivi des courriers, formalisation de réponse sous la supervision du directeur..)
• Soutien sur des actions spécifiques (partenariats, projets…)
• Suivi des délibérations du service de la police municipale présentés en Conseil Municipal
• Accueillir et informer préventivement les administrés de la réglementation en vigueur
• Recueillir les renseignements, les transmettre à la hiérarchie et suivre les résultats
• Se coordonner avec les autres intervenants de la sécurité dans la gestion d’une situation
• Rédiger et transmissions d’écrits professionnels et administratifs
• Assurer toutes les tâches liées au secrétariat de la police municipale
• Gérer les RAPO et suivi des procédures administratives
• Gestion administrative des fourrières
• Assurer le suivi rh du service en lien avec le directeur (suivi des heures supplémentaires, agrément, assermentation, port d’armes, formation…)
• Réaliser les commandes et traiter les factures relatives à la police municipale
2- Centre supervision urbain et accueil
• Prévention des atteintes à la sécurité des personnes et des biens
• Exploitation des vidéos sur réquisition des officiers de police judiciaire
• Déclenchement des patrouilles suite à événements
• Assurer le bon fonctionnement des images de vidéo-protection en lien avec le DSI
• Accueillir et orienter les publics au sein du service
• Écouter, accompagner une personne en difficulté
3 - Gestion de l'information, classement et archivage des documents :
• Assistance du directeur(trice) dans la synthèse, la recherche, et la diffusion des informations et des dossiers
• Contribution au suivi des indicateurs (aide à la formalisation de tableaux de bord, coordination de leur remontée régulière au directeur)
• Suivi et classement des actes administratifs
• Compilation des comptes-rendus des réunions

Renseignements sur le poste auprès de Monsieur Mickaël GLADINES, directeur de la tranquillité publique au 04 71 45 46 30.