Assistante de Gestion Administrative et sociale

Sous l’autorité de la Directrice de la Solidarité, l’Assistant(e) de gestion du Pôle Solidarité est l’interlocutrice des usagers et des partenaires locaux de l’action sociale en articulation avec les travailleurs sociaux de l’équipe et les autres services internes du CCAS et de la Mairie.
Elle assure l’accueil téléphonique, et parfois physique, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction et du cadre fixé ; elle organise les rendez-vous avec les travailleurs sociaux et traite les demandes provenant des référents sociaux extérieurs.
Elle assure le secrétariat du service en lien avec les professionnels et la responsable. Elle administre le logiciel métier et en extrait les données utiles à l’appréhension des besoins du public et l’évolution des réponses apportées en lien avec l’analyse des besoins sociaux.
Comme l’ensemble du Service, elle contribue à la Coopération Sociale Locale qui consiste à rapprocher les professionnels de l’action sociale du territoire des bénévoles des associations de solidarité thionvilloises, partenaires incontournables du CCAS.
Sa place au cœur de l’information exige d’elle le constant respect du secret professionnel et de l’éthique propre au domaine social.

ACCUEIL DU PUBLIC :
- Ecoute et identifie la demande ;
- Transmet des informations et oriente le public ;
- Evalue l’urgence et alerte les travailleurs sociaux en cas de nécessité ;
- Planifie les rendez-vous, en lien avec les travailleurs sociaux du CCAS ;
- Accueille physiquement les usagers en complément des agents d’accueil social ;
- Contribue aux réunions d’information des partenaires de l’action sociale ;
- Instruit les demandes de domiciliation selon le cadre règlementaire
TRAITEMENT DES DEMANDES D’AIDES EXTERIEURES :
- Constitue les dossiers informatiques sur la base des justificatifs nécessaires
- Analyse la situation et le budget domestique - calcul du reste à vivre
- Vérifie la sollicitation antérieure du droit commun
- Procède à des échanges avec les autres référents sociaux afin de rechercher les compléments d’information utiles
- Présente les demandes en commission permanente
- Notifie les aides et les refus
- Assure la régie CAP en lien avec la Responsable comptable du CCAS et prépare les aides au quotidien
- Traite des demandes d’aide sociale départementale en complément de la Chargée de l’Aide Légale
ORGANISATION DU SECRETARIAT :
- Porte la gestion de la relation au citoyen (GRC) ; relève les courriers des boîtes fonctionnelles et du portail et les traite en relation avec la responsable ;
- Assure le suivi des sollicitations des partenaires dans l’intérêt des usagers (procédures d’expulsion locatives, fourniture d’énergie…)
- Traite les dossiers de demande de regroupement familial en lien avec l’OFFII
- Apporte son soutien à la mise en forme de certains écrits professionnels, comptes rendus, courriers, rapports, en vue de l’intégrer dans le circuit de signature par l’outil électronique adapté
- Veille à la bonne complétude du logiciel métier dans le respect du RGPD
- Etablit les statistiques de l’activité du service par l’extraction des données du logiciel métier
- Gère le présent de fin d’année aux usagers : choix, commande, suivi, distribution…
- Veille au tri et à l’archivage automatique des données en fonction des délais
- Centralise la documentation relative aux dispositifs d’action sociale et veille à la diffusion
- Assure l’organisation logistique des réunions d’échanges et d’harmonisation des pratiques ainsi que des commissions d’aide et y participe.

CV et lettre de motivation