Gestionnaire des Assemblées et Secrétariat de Direction

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable de service, vous avez pour mission principale la préparation et le suivi des instances de la collectivité (Conseils, Bureaux, Commissions). Vous aurez également pour mission le suivi des opérations foncières sur le territoire communal, l’administration et le suivi des actes règlementaires et la tenue des registres des actes du service « assemblées ». Des missions de secrétariat général pourront être confiées ponctuellement pour la Direction Générale des Services. Vous travaillez de façon générale en relation avec l'ensemble des services.

- Préparation et suivi des instances de la collectivité,
- Suivi des opération foncières (sur le territoire communal),
- Gestion des actes administratifs règlementaires,
- Tenue des registres,
- Missions ponctuelles de secrétariat général.
*En fonction du profil les missions peuvent être amenées à évoluer.
* Gestionnaire des assemblées :
- Gestion des instances :
Conseils :
* Etablir et suivre l'ordre du jour provisoire ,
* Recenser, contrôler, corriger et mettre en forme les projets d’actes,
* Mise en forme des notes de synthèse,
* Envoi des documents préparatoires et préparation des dossiers de séances (participants, Maire, direction…),
* Gestion des convocations, des présences et des pouvoirs,
* Préparation de la salle de réunion (jour J),
* Gestion des actes à traiter post séance,
* Préparation des délibérations ,
* Traitement des délibérations (publication, envoi au contrôle de légalité, retour aux services émetteurs),
* Retranscrire le débat des séances pour établir le procès-verbal de la séance,
* Garantir les procès-verbaux des séances de la réalisation à la diffusion,
* Tenir les registres,
* Archiver les dossiers des instances.
Bureaux et Commissions :
* Etablir et suivre l'ordre du jour provisoire ,
* Recenser, contrôler, corriger et mettre en forme les documents,
* Envoi des documents préparatoires et préparation des dossiers de séances (participants, Maire, direction…),
* Gestion des convocations et des présences,
* Préparation de la salle de réunion (jour J),
* post séance : suivi suite à donner.
Gestion des registres des décisions du Maire :
* Collecter les décisions produites par tous les services,
* Vérifier leur conformité,
* Etablir le sommaire des registres,
* Préparer les registres pour reliure,
* Produire le compte rendu des décisions .
* Secrétariat de Direction :
Suivi des opérations foncières :
* Suivi des cessions (sur le territoire communal),
* Relations avec les interlocuteurs (notaire, acquéreur, service technique, ENEDIS….),
* Centralisation des informations et tenue des dossiers en cours,
* Suivi des procédures de proposition et validation des projets,
* Organisation, tenue et suivi des enquêtes publiques,
* Tenue et archivage des dossiers.
Missions ponctuelles :
Des missions peuvent être ponctuellement accordées pour d’autres services ou pour la Direction. (Envoi au contrôle de légalité d’un acte, rédaction d’un courrier, préparation d’une réunion exceptionnelle, aide administrative à la préparation de projet avec d’autres services, suivi d’une concertation publique…).
Continuité du service :
* Assurer les fonctions dévolues aux autres agents de l'équipe afin d'assurer la continuité de service.
* CONDITIONS D'EXERCICE :
- Travail en bureau
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Disponibilité,
- Travail en autonomie,
- Nécessité de service : Présence indispensable sur certaines périodes de l’année (délais règlementaires à respecter) en cohérence avec les effectifs présents.

Merci de bien vouloir adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) à :
Monsieur le Maire de Villemur-Sur-Tarn
Place Charles Ourgaut
31340 VILLEMUR SUR TARN