Responsable des affaires générales

Rattaché(e) à la direction générale, le/la Responsable du service de l’état civil coordonne les activités liées à l’Etat civil ; supervise le respect des procédures et de l’application des dispositions légales, règlementaires liées à l’activité de son service.
Il coordonne la gestion administrative et technique des activités du service.

Pilotage de l’activité du service
- Coordination et organisation globale du service
- Encadrement des agents (évaluation des besoins en formation, entretien annuel d’évaluation,…)
- Gestion administrative et budgétaire
Etat civil
- Contrôle du respect des procédures lors de la rédaction, la délivrance et la mise à jour des actes d’état civil
- Instruction, suivi et délivrance des actes d’état civil (mariages, naissances, décès, changement de prénom, déclaration conjointe de changement de nom, PACS…)
- Vérification du registre des actes d’état civil et mise à jour des actes
- Gestion du planning des cérémonies
- Gestion des parrainages civils
Elections
Pilotage des opérations relatives à l’organisation des élections :
- Elaboration de la liste électorale (inscriptions, radiations, procurations, production de la liste consolidée),
- Contrôle de la complétude et de la régularité des documents collectés et organisation de la commission de contrôle
- Préparation des scrutins et coordination des services contributeurs (organisation matérielle et des formations aux présidents, assesseurs et agents présents le jour du scrutin)
Recensement de la population
- Dans le cadre du recensement annuel, constitution et organisation de l’équipe des agents recenseurs
- Mission de Coordonnateur communal
Formalités administratives diverses
- Suivi de la bonne tenue du dispositif de recueil des pièces d’identité avec l’instruction des dossiers
- Gestion du recensement citoyen
Spécificités liées aux missions du poste
- Forte polyvalence au sein de l’équipe : contribution à l’activité du service
- Sécurisation et contrôle des procédures administratives et juridiques de l’ensemble des missions relevant du service
- Interfaces réguliers avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Procureur de la République, Tribunaux, INSEE, CNIL, Centre du Service National, ANTS, collectivités,…)

Lettre de motivation + CV à l'attention des Ressources Humaines
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