Chargé(e) des assemblées et Collaboratrice du Maire

Chargé(e) d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques en collaboration avec le Directeur de Cabinet, vous piloterez également la préparation des assemblées délibérantes

- Pilotage et coordination
. Agenda du Maire pour les 3 mandats détenus (Maire, Conseillère Métropolitaine et Conseillère Départementale)
* organisation de réunions à la demande du Maire ou du Directeur de Cabinet
* traitement de façon journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion), classement et archivage en collaboration avec le Directeur de Cabinet
* suivi des invitations des évènements organisés par la ville en lien avec la Direction de la Communication
* gestion de la représentation du Maire et confirmation de ses interventions (hors discours), auprès des partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc...)
- Préparation des fonds de dossiers nécessaires à la tenue des rendez-vous / réunions du Maire
. Sollicitation, le cas échéant, des services à cette fin
. Suivi et rédaction des courriers afférents et ce jusqu'au classement des dossiers
- Préparation des courriers relatifs aux dossiers prioritaires sollicités par le Maire (en coordination avec le Directeur de Cabinet)
. Gestion des pétitions, des réclamations, réponses aux sollicitations d'autres collectivités.
- Lien constant entre les Élus, le Maire et le Directeur de cabinet
. Transmission mensuelle de plannings de réunions/évènements
. Envoi des ordres du jour des réunions d'élus préparés, rédaction et transmission des comptes rendus
. Administration du site extranet des élus (mise à jour et rédaction de contenus)
. Participation à toutes les réunions d'Élus aux côtés du Maire, de la Direction générale des services et du Directeur de Cabinet
- En lien avec la Direction de la communication
. Gestion de certains outils de communication (peut contribuer à l'alimentation de la page Facebook de la ville)
. Rédaction d'une information si nécessaire
. Prise de photos
- En tant que chargée des assemblées
. Garantir le respect des procédures
. Coordonner la préparation des réunions de l'assemblée délibérante : préparation, organisation (administrative et logistique) et convocation des élus aux commissions générales et aux conseils municipaux
. Assister les collaborateurs dans l'utilisation du logiciel
. Assurer la relecture de toutes les délibérations, la mise en forme finale des documents sur le logiciel dédié (Airs Délib).
. Participer aux réunions du Conseil Municipal
. Assurer le suivi et la conservation des conseils municipaux
. Élaborer le registre des délibérations du conseil municipal et des décisions.
Missions secondaires
- remplacement ponctuel de l'assistante de la direction générale en cas d'absence prolongée

Présence obligatoire lors des différentes réunions et conseils municipaux en soirée.