Assistant(e) du Directeur des Services techniques

LA VILLE DE MARSILLARGUES (34590) - 7000 habitants dans l’agglomération de Lunel Agglo - située dans l’Hérault en Petite Camargue, recrute son(sa) Assistant du Directeur des Services Techniques à temps complet à compter du 13/05/2024.
MISSION :
Optimisation de l’activité du Directeur des Services Techniques (DST) et garant de son image.
FINALITE DU POSTE :
L’agent(e) en charge de cette assistance organise son activité autour de missions classiques (courrier, agenda et rendez-vous, classement, accueil …) et spécifiques (gestion de dossiers).
Il (Elle) apporte une aide permanente au DST, en termes d’organisation personnelle, de gestion d’outils de pilotage et de suivi, de tableaux de bords, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers.

1 : ACTIVITES PRINCIPALES
• SPECIFIQUES
Gestion administrative : Traitement du courrier de l'ensemble de la Direction, Suivi et diffusion des messageries spécifiques, Gestion d'agenda électronique, Gestion du carnet d'adresses du DST, Accueil physique et téléphonique, Organisation de rendez-vous et de séances de travail, Emission et suivi de fiches de transmission de messages.
Préparation de dossiers : Charte courrier, Fiche de présentation, Suivi et Gestion de dossiers spécifiques alloués (RH, marchés, comptabilité, …) ou d'activités, Prise de notes, Rédaction et mise en forme de courriers ou compte-rendu, Classement et Archivage (numérique et papier).
Dossiers du DST :
- Gestion d'évènements ponctuels.
- Suivi des dossiers internes : en lien avec la Commande Publique, le service Finances, le service RH, etc… (tableau de suivi, réunions, transmission).
- Contrôle du respect des règles administratives propres à la collectivité, Préparation des dossiers pour le bureau municipal et le conseil municipal (rapports) et suivi, Rapports d'activités et bilans des demandes, Extractions statistiques spécifiques.
• COMPTABLITE – FINANCES
- Aide à la préparation budgétaire, saisie des chiffres, report du budget voté dans les tableaux.
- Extraction budgétaire à la demande et mensuellement (consommations de crédits, lignes marchés …), gestion et suivi de l'exécution budgétaire, alertes, Suivi financier de certains dossiers.
• MARCHES PUBLICS ET CONTRATS
Participe au contrôle statistique des coûts de prestations.
• RH
Suivi des dossiers agents. (Heures, congés en lien avec le service RH).
• COMMUNICATION
Suivi du tableau de gestion des informations.
• SUBVENTIONS
Participe à l’élaboration d'un cadre type de dossier de subvention.
• AUTORISATIONS
- Code de la Voirie, Code de la Route, Code de la Santé, Code de l’Hygiène, Code CG3P (domaine public).
- Suivi des dossiers « concessionnaires » et syndicats ou groupements.
• BILANS ET RAPPORTS D'ACTIVITES
Etablit des rapports d'activités, avec des indicateurs de qualité et de coût.
• GESTION ADMINISTRATIVE DES VEHICULES & ENGINS
2 : ACTIVITES SECONDAIRES
• AGENT DE PREVENTION
* Assister l'autorité territoriale.
* Communiquer entre les divers acteurs de la collectivité.
* Prévenir les dangers susceptibles de compromettre la sécurité ou la santé des agents.
* Améliorer les méthodes et le milieu du travail en adaptant les conditions de travail en fonction de l'aptitude physique des agents.
* Participer et mettre en œuvre la démarche d'évaluation des risques professionnels et procéder à la mise à jour du document unique.
* Gestion et analyse des accidents de travail/suivi fiche médicale.
* Rédiger des rapports pour alerter l'autorité territoriale sur les situations à risque et proposer des mesures pratiques propres à améliorer la prévention des risques.
* Communiquer sur la santé et la sécurité au travail (réunion d'information, affichages...).
• GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF DES ERP :
* Assurer le suivi administratif des ERP communaux.
* Veiller aux échéances réglementaires suivant inventaire en utilisant le logiciel SDIS.
* Gérer la base de données, mettre à jour régulièrement les archives.
* Enregistrer les avis de la sous-commission départementale de sécurité.
• GESTIONNAIRE PLAN COMMUNAL DE SAUVEGARDE
* Actualiser le PCS et ses annexes, l'évaluer, participer à son maintien opérationnel.
* Participer aux exercices mis en place pour tester les procédures, aux cellules de crise.
* Traiter tous types d'alerte.
* Accompagner les services dans leur planification de crise.

Merci d'adresser lettre de motivation + CV + arrêté de dernière situation + 3 derniers entretiens professionnels avant le 30/04/2024 à [email protected]
Disponibilité au plus tôt.