Référent.e administratif.ve et financier.e de la Direction Enfance Education (367)

MISSION GENERALE :
Rattaché à la Direction Enfance Education, le référent administratif et financier participe à l'organisation pratique de la Direction Enfance-Education dans le cadre de la mise en place et formalisation des procédures, assiste le directeur (et son adjoint), gère les partenaires de la Direction Enfance-Education (écoles, institutions IEN, CAF...), les élus et les autres services de la ville. Enfin, le référent suit et gère les dossiers, assure la préparation budgétaire, le suivi comptable et l'organisation administrative de la Direction Enfance-Education.
RELATIONS FONCTIONNELLES :
- Externes :
Collaboration avec les institutions, les partenaires (inspection académique et directeurs d'établissements scolaires, parents d'élèves, Service Départemental de la Jeunesse, à l'Engagement et aux Sports, CAF, Conseil départemental, CU GPSEO etc...)
Relation avec les opérateurs privés dans le cadre de la délégation de service public
- Internes :
Direction et Direction adjointe Enfance Education
Responsables périscolaires et extrascolaires
Responsable projets éducatifs
Relations avec les élus des secteurs scolaires et enfance
Relations avec les services supports de la ville (services techniques, guichet unique, ressources humaines, finances, NTIC...)

ACTIVITES PRINCIPALES :
* Participer à l'organisation de l'activité quotidienne du Directeur Enfance Education (et de son adjoint) - prise de rendez-vous, organisation et suivi des réunions
* Monter les réunions d'équipes concernant la Direction Enfance Education et en assurer le secrétariat (compte-rendu, procès-verbaux, classement, suivi)
* Assurer la relation privilégiée avec l'Education nationale (directeurs et IEN) et la ville dans les domaines suivants : finances, transports, manifestation, sorties, piscine, travaux, reproduction de documents, PPMS
* Assurer les fonctions de gestionnaire financier pour le suivi budgétaire de la direction en lien avec les partenaires et référents du service (direction d'école, responsables péri et extrascolaires)
* Assurer le suivi des travaux dans les groupes scolaires en lien avec les services techniques
* Participer à la conception, formaliser et diffuser les procédures inhérentes au fonctionnement de la Direction en lien avec la Direction et la Direction adjointe Enfance Education
* Recevoir, traiter et diffuser les informations entrantes (appels téléphoniques, courriers et courriels) en lien avec l'agent d'accueil de la Cité Champeau
* Assurer le suivi des dossiers (tableau de bord, parapheurs, subventions et appels à projets)
* Préparer et suivre des travaux de bureautique (courriers, notes, arrêtés...) et actes administratifs (décisions, délibérations...)
* Trier, classer et archiver les documents
ACTIVITES SECONDAIRES :
* Assurer le suivi matériel avec les prestataires extérieurs (garanties, achats, reprises...)
* Assure le suivi logistique de la direction (clés, badges, véhicule de service...)
* Préparer et suivre les reportings et subventions de la Direction (appels à projet, subvention CAF...)
* Assurer l'accueil physique et téléphonique (selon absences de l'agent d'accueil de la Cité Champeau)
* Accompagner les cadres de la direction dans le traitement des dossiers administratifs et financiers
JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL :
Du lundi au vendredi : 9h à 12h et de 13h30 à 18h (horaires modulables selon les besoins du service)
Télétravail 1 journée par semaine envisageable

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Madame le Maire
37 rue du Général Leclerc
78570 CHANTELOUP LES VIGNES