Agent d'accueil, état civil et gestion des absences

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services (DGS) l'agent a pour rôle essentiel de gérer l'absence des agents de la collectivité et d'être en binôme sur le service accueil/population. En outre, il sera le coordonnateur et le référent des archives de la collectivité en lien avec les archives départementales.

MISSIONS PRINCIPALES
1. Accueil physique et téléphonique du public en binôme avec l'agent en poste
- Accueillir le public avec amabilité et l'orienter correctement
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre les messages
2. Gestion du service population en binôme avec l'agent en poste
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
- Contrôler la complétude des dossiers, recevoir et renseigner correctement les usagers
- Gestion des PACS et baptême civil
- Tenue administrative des registres d'état civil
- Gestion des cimetières (concessions funéraires, autorisations d'inhumtion...)
3. Gestion des élections
- Gestion des listes (inscriptions et radiations)
- Organisation des scrutins
4. Gestion des absences des agents
- Gestion du logiciel TANGARA (congés, heures supplémentaires, les ASA...)
- Gestion des arrêts maladie et rédaction des arrêtés correspondants
- Déclaration des arrêts à l'assurance
- Suivi des dossiers et des remboursements
5. Correspondant archive
- Faire le lien entre les archives communales et Départementales,
- Verser aux archives les archives des services et mettre à jour le répertoire,
- Procéder à la destruction des archives en fonction des délais règlementaires,
- Accompagner l'ensemble des services à l'archivage,
- Tenir à jour les documents sortants des archives
MISSIONS OCCASIONNELLES
- Rédaction des actes administratifs (arrêtés voirie, délibérations...)
- Rédaction de courrier
- Assistance de la responsable des ressources humaines et de la DGS sur certains dossiers (saisine des instances du CDG, prise de RDV, gestion des plannings, convocation...)

Envoi lettre de motivation et CV à Monsieur le Maire – 3, rue Vauraise – 31590 VERFEIL
Renseignements sur le poste : DGS, Mme BARDY Barbara : [email protected]
Renseignements autres : Service RH, Mme BENABBES Valérie : [email protected]