Assistant qualité de vie au travail (h/f)

En tant qu'assistante Qualité de Vie au Travail (QVT) avec des responsabilités en secrétariat médical et accueil du site de l'école de formation interne, vous jouerez un rôle clé dans le maintien d'un environnement de travail sain, sûr et accueillant pour les agents communaux et les visiteurs. Vous serez en charge de fournir un soutien administratif et logistique à l'équipe.

Les missions du poste
Secrétariat médical:
* Gérer les dossiers médicaux et les documents confidentiels des agents, en garantissant leur sécurité et leur confidentialité.
* Planifier et coordonner les rendez-vous médicaux pour les agents, en veillant à ce que les horaires soient respectés.
* Assurer la communication entre les agents et le médecin de prévention, en transmettant les informations pertinentes de manière précise et confidentielle.
* Maintenir une documentation précise des absences liées à la santé des agents, en collaboration avec les gestionnaires santé et gestion du temps de travail.
Accueil du site de l'école de formation interne:
* Assurer l'accueil des agents et des visiteurs.
* Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements divers.
* Gérer et distribuer le courrier et les colis entrants et sortants.
* Coordonner les réservations des salles de réunion et les besoins logistiques pour les événements.
* Maintenir l'accueil du hall d'accueil et des espaces communs, les
affichages,...
* Vérification des salles après chaque utilisation : formation ou autre (matériel débranchés, tables installées, fenêtres fermées...),
* Récupération des feuilles d'émargement après chaque formation.
Congé de longue maladie / Congé de longue durée /Temps partiel thérapeutique :
* Rédiger des courriers de propositions de CLM pour un agent ayant au moins 30 jours consécutifs d'arrêt
* Tenir à jour les tableaux de suivi des longues maladies et des temps partiel thérapeutique ainsi que les restrictions médicales
* Relancer par courrier les agents arrivant en fin de droit pour la suite à donner aux dossiers
* Assurer le suivi et la transmission d'information à la hiérarchie, au service concerné et au médecin de prévention
* Convoquer les agents auprès du médecin de prévention avant une éventuelle reprise
CITIS (accident de service, accident de trajet, maladie professionnelle) :
* Réceptionner les déclarations d'accident de service en cas d'absence des agents du service santé et gestion du temps de travail
* Accueillir l'agent et vérifier l'ensemble des pièces constituant la déclaration
* Transmettre au médecin de prévention et à la psychologue une fois par mois toutes les conclusions administratives d'expertise médicale, les demandes de contre expertise médicale et le tableau de suivi
Congés maternité / Congés paternité / Congés menstruels :
* Réceptionner les déclarations
* Convoquer les agents pour une visite médicale
* Rédiger le courrier de réduction du temps de travail à partir du 3ème mois de grossesse
* Tenir à jour le tableau de suivi des congés maternité et paternité
* Tenir à jour le tableau de suivi des congés menstruels
Qualité de vie au travail :
* Participation aux actions santé au travail
* Développer des partenariats inter services/ institutionnels ;
* Participation à la communication interne ;
* Travail en transversalité avec les services RH ;
* Participation aux actions RH ;
Autres :
* Trie du courrier arrivé
* Gestion de l'agenda du responsable de service et du médecin de prévention pour les demandes d'entretiens des agents
* Traiter les bons de commandes sur CIRIL finances
* Suivi des restrictions médicales
* Suivi du tableau FIPHFP
* Orientation des agents vers des partenaires extérieurs
* Suivi du matériel santé du médecin de prévention
* Suivi des trousses de secours

Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
mail : [email protected]