ASSISTANT ADMINISTRATIF DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES (F/H)

Ville dynamique et durable de plus de 20 000 habitants, au sein de la Métropole de Lyon, Givors connait un développement démographique stimulant le développement de ses services publics. Avec près de 400 agents qui s'investissent au quotidien dans leurs missions, la ville de Givors est aujourd’hui le pôle urbain et de services aux usagers du sud de l’agglomération lyonnaise où chacun est amené à participer à un projet de territoire innovant. Avec une volonté de modernisation de ses services, la ville de Givors s’engage dans une démarche ambitieuse de développement de ses politiques publiques.
MISSIONS
Au sein de la direction des affaires juridiques ayant en charge le traitement des assurances, la gestion du conseil municipal, la commande publique et les affaires juridiques, l’assistant administratif a pour mission principale l’organisation du conseil municipal, la gestion des assurances et le secrétariat pour la direction. Elle intervient à titre secondaire en renfort sur l’ensemble des domaines de la direction.

1. Conseil municipal :
- Organisation administrative des commissions et des séances du conseil municipal :
o Assurer le suivi et la bonne organisation du conseil municipal de manière générale,
o Élaborer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires aux instances,
o Suivi des procurations, mise en forme des projets de délibérations,
o Constitution des dossiers pour les élus et l’administration,
o Rédaction de la note d’information « Communications au conseil municipal »,
o Rédaction du compte-rendu du conseil municipal et relecture du procès-verbal,
o Transmission en Préfecture des actes administratifs (délibérations, décisions municipales, arrêtés et marchés publics) par voie dématérialisée,
o Affichage des documents relatifs à la tenue et au suivi du conseil municipal et de manière générale de l’ensemble des actes administratifs réglementaires,
- Organisation logistique des commissions et des séances du conseil municipal :
o Préparation de la salle
o Interlocuteur privilégié des services (service reproduction, espaces verts, police municipale, protocole et informatique)
- Tenue des registres communaux (recueils des actes administratifs et registres des délibérations et des arrêtés).
2. Assurances
- Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations : évaluation des responsabilités, déclaration et suivi des dossiers en lien avec les assureurs de la commune, les experts et les usagers, participation aux expertises,
- Suivi administratif et financier des contrats d’assurances : dommages aux biens, flotte auto et responsabilité civile,
- Mise à jour des tableaux de bord,
- Interlocuteur privilégié auprès des services sur les questions d’assurance,
- Rédaction des délibérations et des décisions dans le domaine des assurances.
3. Secrétariat de la direction
- Suivi de l’exécution budgétaire de la direction (dont notamment saisie des bons de commande et paiement des factures),
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (rédaction de courrier et saisi dans le logiciel métier),
- Référent fournitures du service,
- Gestion des réservations de la salle du conseil municipal,
- Référent archives et archivage pour la direction,
- Référent des congés de la direction.

Poste à pourvoir dès que possible
Recrutement par voie statutaire, ou à défaut contractuelle
Adressez votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 11/04/2024
à M. le Maire à [email protected]
ou COMMUNE DE GIVORS - 1 PLACE CAMILLE VALLIN 69701 GIVORS CEDEX