Assistant services à la population (h/f)

- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique ;
- gérer les formalités administratives courantes ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- gérer les autorisations d'occupation des sols ;
- tenir les listes électorales ;
- réaliser des tâches de secrétariat ;
- saisir des engagements et des mandatements ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière.

POLYVALENCE ADMINISTRATIVE (ACCUEIL DU PUBLIC - SECRETARIAT) (25%)
- Accueil physique du public, renseignements divers, traitement des demandes et orientation des administrés (4 demi-journées par semaine en poste à l'accueil)
- Gestion des communications téléphoniques
- Prises de notes et de rendez-vous
- Toutes inscriptions (en lien avec les écoles, vente de bois...)
- Tous documents administratifs (autorisation d'ouverture de buvette...)
- Copies pour les associations
- Tenue régulière des archives (en équipe)
En cas d'absence de la collègue référente :
- Enregistrement du courrier arrivé et du courrier départ
- Répartition du courrier entre les différents services
Fonction de régisseur
GESTION DE L'ETAT CIVIL ET DES ETRANGERS (en binôme) (15%)
- Tenue à jour des registres (mentions mariage, divorce, décès...)
- Transmission TGI et lieux de naissance
- Edition des tables annuelles et décennales
- Recherches généalogiques suite à des demandes de particuliers
- Demandes de changement de prénom
- Réponses à des demandes d'actes (notaires, avocats...)
* Reconnaissances
- Rédaction des actes de reconnaissance prénatale et postnatale
- Rédaction des documents administratifs qui en découlent
- Rédaction des actes de changement de nom et prénom
* Mariages
- Vérification légitimité des demandes
- Publication des bans
- Rédaction des actes de mariage
- Préparation des livrets de famille
- Documents INSEE
- Avis de mention aux lieux de naissance des époux
- Enregistrement divorce, changement régime matrimonial
* Décès
- Accueil des familles
- Rédaction des transcriptions et des avis de décès
- Attestations et bulletins de décès
- Avis de mention au lieu de naissance
- Bulletins INSEE et ARS (Agence Régionale de Santé)
- Etablissement des actes de propriété pour achat de concessions, de caveaux et de cases cinéraires, de dispersion des cendres
- Suivi des demandes d'achat en relation avec la Perception
* Parrainages républicains
- Tenue du registre des baptêmes
- Délivrance des certificats de parrainage civil
* PACS
- Préparation des dossiers
* Recensement militaire
- Etablir les actes
- Transfert trimestriel aux services de l'armée
* Gestion des étrangers
- Gestion et suivi de la délivrance des attestations d'accueil
- Réalisation de statistiques trimestrielles
- Constitution des dossiers de demandes de naturalisation (en binôme avec le policier municipal)
GESTION DU CIMETIERE COMMUNAL (15%)
- Procédure de reprise des concessions échues ou abandonnées
- Relance des concessions échues
- Mise à jour et suivi des registres (inhumations, traçabilités des cendres, des réclamations)
- Constitution des nouveaux dossiers suite à décès et suivi de facturation
- Respect des procédures et mise à jour du règlement
- Gestion financière et relations avec la Trésorerie- -
GESTION DES MISES A DISPOSITION ET LOCATION DES SALLES COMMUNALES (15%)
- Gestion des réservations : suivi et optimisation des plannings d'occupation
- Préparation des contrats et suivi de la relation avec les clients (évaluation des besoins, établissement du devis et du contrat, réception et restitution des dépôts de garantie, remise de clés...) en lien avec les services techniques ou prestataires)
ELECTIONS POLITIQUES (variable selon si année électorale ou non, présence requise les dimanches d'élection) (15%)
- Gérer et assurer la révision de la liste électorale
- Gérer les inscriptions, radiations, changement d'adresse sur la liste électorale
En binôme :
- Préparer les réunions de la commission de contrôle des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Préparer et organiser les divers scrutins et les référendums ; suivre leur déroulement
- Préparation des documents nécessaires au bon déroulement des opérations de vote
- Suivi des instructions préfectorales
- Gérer et suivre les échanges avec INSEE et la Préfecture
- Réalisations des diverses statistiques
- Organisation des élections annuelles du Conseil Municipal des jeunes
SUIVI DES RESSOURCES HUMAINES (en binôme) (10%)
- Organisation des remplacements
SITES INTERNET (5%)
- Mise à jour régulière des informations sur le site internet de la Commune,
- Diffusion des informations communales (manifestations, inscriptions diverses etc ...) sur les applications numériques de la ville

- 36 heures hebdomadaires réparties sur 4,5 jours et ouvrant droit à RTT
- Avantages liés à l'adhésion de la collectivité au CNAS