Responsable administratif polyvalent (h/f)

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus.
Le secrétaire de mairie exerce une fonction essentielle à la vie communale. Polyvalent, il exerce une fonction d'appui administratif, comptable, technique et juridique auprès du maire et des élus. Il est également l'intermédiaire entre les élus et les administrés. Il est également chargé de l'encadrement de deux à trois salariée

ACTIVITÉS PRINCIPALES
1. Organisation du Conseil Municipal
Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture via @CTE)
2. Elaboration du Budget /dossiers de subventions / marchés publics / urbanisme
Élaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie. ( Budget Mairie, budget annexe de l'ACI Atelier du Patrimoine de Wangen et budget Association Foncière )
Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets.( Plateforme JVS-Horizon WEB, CHORUS, HELIOS, comptabilité M57)
Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics.
Gestion de l'urbanisme et droits du sol (Plateforme ATIP )
3. Secrétariat du Maire et des élus
Préparer, organiser et participer à la tenue de réunions de commissions thématiques
Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...).
Participer aux réunions diverses
4. Etat civil
Enregistrer et rédiger des actes d'État Civil
Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'État Civil.
Rédiger les actes de l'État Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès.
Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
Assister l'Officier d'État Civil en amont de la célébration des mariages.
Tenue des registres d'État Civil et suivi des déclarations d'actes :
5. Elections politiques et professionnelles
Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations.
Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)
6. Gestion du cimetière
Accueillir le public, renseigner sur l'organisation du cimetière
Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
Procéder à toutes les opérations d'attributions, renouvellement et reprises des concessions - Assurer l'actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect
7. Ressources humaines
Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents,
Élaborer les actes administratifs (contrats, positions, etc...)
Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation
8. Encadrement de deux salariés affectés au secrétariat
9. Autres activités
Participation à l'accueil physique et téléphonique du public
Gestion des salles communales, - recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants Gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats)

Les candidatures avec CV + lettre de motivation sont à adresser avant 30/03/2024 :
Monsieur le Maire
[email protected]
44 rue des Vignerons
67520 WANGEN
et
[email protected]