Gestionnaire administratif des assemblées

Définition et finalité du poste :
- Gestion des assemblées : organisation et suivi des Conseils communautaires, Conseils d’administration du CIAS et Conseil du SYMPA. Rédaction des actes administratifs
- Assurer le secrétariat des services de la Communauté de Communes, assurer l’accueil physique et téléphonique du public, renseigne, oriente et aide les différents utilisateurs à profiter pleinement des services communautaires.
- Assurer les fonctions de RGPD, de référent CADA
- Assurer le rôle de référent des Archives
Service de rattachement :
Direction des Services Fonctionnels – Pôle services généraux – Secrétariat/gestion des assemblées
Positionnement hiérarchique du poste :
Poste placé sous la responsabilité de la Directrice des services fonctionnels et la coordination du Directeur général des services.
Temps de travail du poste : Poste à temps complet.
Lieu d’exercice des fonctions : Poste de travail basé au siège,
21-23 Rue Victor Mazuel 63410 MANZAT
Horaires de travail : Du lundi au vendredi
Les horaires et les temps de travail accordés constituent un principe pouvant être assorti d’exceptions à la demande du Président motivé par les nécessités de service ou en cas d’urgence.
Prise de poste : 13 avril 2026
Conditions d’exercice des fonctions et contraintes inhérentes au poste :
- Travail sur écran
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Autonomie dans l’organisation du travail,
- Contraintes horaires liées aux horaires d’ouverture au public,
- Sens du service public,
- Disponibilité liée aux interventions exceptionnelles (évènementiel, réunions,…)
- Disponibilité liée aux interventions d’urgence (remplacements ponctuels en cas d’absence, assurés en interne, heures supplémentaires)
- Déplacements réguliers à la trésorerie, poste,
- Risque de tensions dans la relation au public.
Moyens mis à disposition :
- Local administratif réservé (bureau, armoire…), organisation spatiale de l’accueil adaptée à la mise en confiance de l’usager et à la sécurité,
- Poste informatique muni d’outils rédactionnels (Word, excel…),
- Matériel bureautique : imprimante, photocopieur, dupli-copieur, machine à affranchir, plieuse,…,
- Internet et messagerie,
- Moyens de communication (standard téléphonique),
- Matériel et véhicule de service (le cas échéant),
- Affichage,
- Rangements.
Moyens humains :
- Travail en collaboration avec du personnel administratif et technique.
Risques professionnels inhérents au poste si connus :
Cf. document unique de la collectivité.
Relations fonctionnelles :
- Contact direct et permanent avec le public, et les élus
- Relations avec d’autres collectivités et organismes partenaires, la trésorerie, la Poste, les associations…,
- Travail en collaboration avec les autres services de Combrailles, Sioule et Morge, communication permanente avec la Direction générale des services,
- Echanges et transmission d’informations régulières avec les Responsables de service,
- Relations avec les fournisseurs, les prestataires externes.
Régime indemnitaire lié au poste :
RIFSEEP : IFSE et CIA
Obligations de formations spécifiques ou de diplômes liés au poste :
- Formation initiale de prévention et de secours civiques,
- Formation aux outils bureautiques,
- Formations spécifiques en fonction des besoins,
- Accès à des actions de formation ponctuelle et/ou continue.
Evolutions possibles du poste :
Dans les missions et niveau de responsabilité exercés.

1/ Gestion des : Conseil communautaire, Conseil d’administration du CIAS, Comité Syndical du SYMPA (Parc de l’AIZE ZAC2) en cas d’absence de la secrétaire administrative
- Envoi des convocations et note des dossiers, rédaction et envoi des comptes rendus, rédaction des délibérations et tenue des registres des délibérations, transmission au contrôle de légalité
- Tri, classement, archivage.
- Présence au conseil communautaire (collationnement des présents, absents, excusés, micro à faire passer,…)
- Gestion des repas des élus, buffets de CSM ponctuellement.
2/ Secrétariat et accueil du public :
Secrétariat et Gestion de dossiers administratifs :
- Réception, distribution et expédition du courrier, enregistrement des courriers départ-arrivée en binôme avec l’assistant (e) du Président
- Traitement et orientation des mails,
- Préparer des courriers, rapports, tableaux de bord, collecter, exploiter, organiser les informations saisies et les présenter sous forme de documents de synthèse, convocations, diffusion des comptes rendus, photocopies, …
- Tri, classement et archivage de documents,
- Référente archives au niveau des services administratifs
- Gestion des stocks de biens et des fournitures, établissement des commandes, préparation et suivi des bons de commandes pour différents services,
- Tenue de plannings de réservation des différentes salles, des véhicules de service,
- Affichage d’informations, surveillance et contrôle des accès,
- Dématérialisation des pièces justificatives de la dépense locale (récupération des factures sur Chorus, vérification et identification du budget concerné, numérisation des factures reçues en lien avec le service comptabilité, ventilation dans les différents services)
- Tenue du registre des décisions (aide à la rédaction, numérotation, mise à la signature, diffusion, archivage) en cas d’absence de l’assistant(e) du Président
- Gestion et suivi des candidatures spontanées et des stages
- Suivi du parc informatique, téléphonique et copieurs en lien avec les prestataires (suivi marchés)
Intendance
- Gestion des remises de clés
- Mise en place des réunions en lien avec l’équipe technique
Accueil physique et téléphonique :
- Tenue du standard téléphonique si besoin, filtrage et orientation et/ou information,
- Faire le lien avec les services intercommunaux,
- Répondre aux demandes de renseignements externes, gestion des demandes de la population,
- Présenter une bonne image de la collectivité auprès des usagers
3/ Participe à la sécurité de l’établissement et à la coordination des secours
- Veille au remplissage du registre de sécurité du bâtiment.
- Assure ponctuellement l’ouverture et la fermeture de l’établissement. Procède à l’allumage et l’extinction des lumières.
4/ Participe à la vie de la collectivité
- Participe aux réunions et suit toute formation jugée nécessaire à la qualité du service.
- Rend compte de son activité au Responsable de service.

Adresser lettre de motivation manuscrite et CV
à Monsieur le Président de Combrailles, Sioule et Morge – 21-23 Rue Victor Mazuel 63 410 MANZAT, ou par mail à : [email protected]
Pour tout renseignement : contacter Madame Peggy MAZEYRAT, Directrice générale Adjointe au 04 73 86 99 19 ou par mail à : [email protected]