Agent d'accueil et d'État-civil

L’agent accueille, oriente, renseigne le public. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité. L’agent instruit et constitue les actes d'état civil (reconnaissance,naissance, mariage, adoption, décès, etc.) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres.

Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation des correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées au Bâtiment de la Mairie
Renseignement et orientation du public
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter, trier et classer des documents d'information et de communication à disposition des administrés
- Gérer le planning de réservation de la salle « Otrement »
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Délivrer et réceptionner les documents administratifs (état civil, élections, logement, sorties communales, fleurissement, déchetterie…)
- Aider à rédiger des documents administratifs
- Gérer les photocopies
Gestion et affichage d'informations
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Diffuser et mettre à jour des informations sur le site internet
Gestion du courrier
- Enregistrement du courrier « arrivée » et « départ »
- Affranchissement du courrier départ
- Réceptionner et transmettre les mails aux personnes et services compétents
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Réceptionner les inscriptions scolaires
Participation à la préparation de manifestations
- Commander les fleurs et le vin d’honneur
- Préparer et envoyer les invitations
- Publier les informations relatives aux manifestations sur différents supports (panneau, site internet, presse etc.)
Missions d’état civil :
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
- Signaler le caractère inopportun d'un prénom
- Assurer le suivi des concessions
Accueil et renseignement du public
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
- Expliquer l'indivisibilité de la filiation
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
Établissement des dossiers de mariage
- Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
- Coopérer avec des traducteurs assermentés
- Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
- Inscrire le mariage dans le registre
Suivre les dossiers liés au cimetière
- Délivrer les concessions et leur renouvellement, la gestion du fichier et la mise à jour des plans et des registres
- Effectuer les procédures de reprises de concessions
- Mettre en application la législation funéraire
Tenue administrative des registres d'état civil
- Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
- Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
- Rédiger des mentions et des courriers
- Assurer le recensement militaire
Elections :
- Gestion des demandes d'inscription et radiations
- Préparer et assurer un scrutin (éventuellement)
Enfin, l’agent prend en charge tout autre mission que pourra lui confier la Collectivité.

Les candidatures sont à adresser en mairie, 1127 rue du Léman, 74 140 CHENS SUR LEMAN ou par mail à [email protected]