Responsable administratif polyvalent (h/f)

1. Accueil physique et téléphonique
2. Assurer les demandes d’état civil
3. Assurer le secrétariat
4. Assurer la gestion des cimetières communaux et des columbariums
5. Assurer le suivi des demandes de locations des salles communales
6. Assurer la saisie du recensement militaire
7. Tenir l’Agence Postale Communale en binôme
8. Assurer le suivi des demandes d’urbanisme en cas de surcroît d’activité ou d’absence de l’agent administratif en charge de l’urbanisme

1. Accueil physique et téléphonique des administrés
renseigner et/ou réorienter les administrés
suivre quotidiennement le nombre d’appels et le nombre de visiteurs
2. Assurer les demandes d’état civil
suivi des naissances, parrainages civils, mariages, décès, reconnaissances anticipées, PACS
effectuer les transcriptions des décès
réaliser les copies des actes
affichage
3. Assurer le secrétariat
faire les divers courriers / invitations des élus et de l’administration
établir les courriers de réponses aux administrés
Gestion du courrier et des mails envoyés sur l’adresse email communale
Tenir à jour les tableaux des forces vives pour la gestion des invitations
4. Assurer la gestion des cimetières communaux et des columbariums
Actualiser les documents du cimetière (règlement…)
Suivre les demandes de concessions et assurer la gestion des cimetières
5. Assurer le suivi des demandes de locations des salles communales
Gérer les locations de salles communales et matériel (Hors Comédie)
Enregistrer les demandes de salles et de matériel (tables/chaises)
Gérer l’agenda des locations
Gestion administrative des locations des salles et matériel (salle du préau, salle de l’ancienne école de Lépine et hall sportif) : courrier de réponse, règlement, état des lieux des salles, gestion des clés
Assurer le suivi administratif des locations de la Comédie
Suivi de la régie des cautions
Gérer l’agenda des locations de salles
Planification des interventions avec les régisseurs prestataires (recenser les dates, les besoins, le type de régie, l’organisation)
suivi administratif (courrier, formulaires des besoins, conventions, analyse des besoins en matériel, facturation…)
planifier l’intervention de la société de nettoyage
Transmission de l’agenda d’occupation aux services Techniques pour installation de la salle.
Commande des interventions des S.S.I.A.P
6. Assurer la saisie du recensement militaire
saisie des informations sur le logiciel et remise de l’attestation de recensement.
envoie des dossiers de recensement tous les trimestres
7. Tenir l’Agence Postale Communale en binôme
faire les diverses opérations de vente
gestion du courrier /colis /encaissement et retrait d’argent
8. Assurer le suivi des demandes d’urbanisme en cas de surcroît d’activité ou d’absence de l’agent administratif en charge de l’urbanisme
Gérer le suivi des dossiers d’urbanisme
Gérer le flux des dossiers en instruction TCM
Établir les courriers de réponses, gestion de l’affichage
Utilisation du cadastre de la commune

Envoyer CV + lettre de motivation avec description de l'expérience dans le domaine recherché à l'attention de Monsieur le Maire au 845 route de Troyes, 10120 SAINT GERMAIN ou par mail à [email protected]