Assistant.e de Direction - Pôle Technique & Développement Durable

Membre de la Communauté d'Agglomération du Grand Ouest Toulousain, la Ville de Léguevin, située à l’ouest de Toulouse, offre un cadre de vie attractif alliant les services d’une ville dynamique à la qualité de vie d’un environnement plus rural.
La commune compte environ 10 000 habitants, bénéficiant d’un tissu local actif composé de commerçants, artisans, professionnels et services de proximité.
La Ville de Léguevin s’appuie sur 200 agents municipaux, organisés en 4 pôles fonctionnels :
- Administration générale
- Technique et développement durable
- Vie locale et associative
- Education
Rattaché·e au Directeur du Pôle Technique et développement durable, l’Assistant·e de direction occupe un rôle clé au sein du service. Véritable interface entre la direction, les équipes techniques, les autres services municipaux et les partenaires extérieurs, il/elle assure un soutien administratif, organisationnel et logistique indispensable au bon fonctionnement du pôle.

Missions générales :
L’Assistant·e de direction assure notamment :
- Le secrétariat administratif et technique du pôle
- La gestion et la circulation de l’information
- Le suivi administratif, budgétaire et organisationnel des activités
- L’accueil et l’orientation des usagers et partenaires
Il/elle contribue également au suivi de certaines missions transversales (ressources humaines, marchés, gestion des équipements et relations avec les prestataires).
Activités principales :
1. Accueil et relations externes
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers, entreprises, associations et partenaires institutionnels
- Renseigner, orienter et enregistrer les demandes
- Gérer les courriers et courriels du pôle (réception, tri, diffusion, suivi)
- Assurer le lien avec les autres services municipaux et les partenaires extérieurs
2. Secrétariat administratif et technique
- Rédiger courriers, notes, rapports, comptes rendus et documents administratifs
- Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers techniques et réglementaires
- Tenir à jour les tableaux de suivi : contrôles réglementaires, visites périodiques, contrats de maintenance, assurances, relevés de compteurs, etc.
- Assister la direction et les responsables de service dans la préparation des réunions, plannings et comptes rendus
- Participer au suivi budgétaire et comptable : bons de commande, engagement et visa des factures, suivi des lignes budgétaires
3. Suivi des activités du Pôle Technique et développement durable
- Centraliser et suivre les demandes d’intervention, réclamations et incidents via le logiciel de gestion des travaux E-Atal
- Gérer les dossiers de sinistres et d’assurances
- Suivre les autorisations de voirie et arrêtés techniques en lien avec la Police Municipale
- Participer à la gestion administrative et au suivi dématérialisé des contrats de maintenance
- Gérer la distribution des clés, le prêt de matériel et les conventions associées
- Contribuer, en lien avec le référent bâtiments communaux, à la préparation des Commissions de Sécurité et d’Accessibilité
Activités spécifiques et transversales :
L’agent peut être amené·e à renforcer ponctuellement un autre poste d’accueil (Mairie / CCAS)
Gestion administrative du marché de plein vent :
- Courriers et assurances
- Organisation des réunions et commissions (4 par an)
- Mise à jour des fichiers de suivi
- Réponse aux candidatures
- Organisation des élections
(Déplacements occasionnels le dimanche)

Contacts :
Madame Marion MARROU, Responsable RH et Administrative du Pôle Technique et Développement Durable :
[email protected]
Madame Poline BAULES, Directrice des Ressources Humaines :
[email protected]