Agent polyvalent chargé d'accueil

MISSIONS PRINCIPALES
• Accueil et orientation physique et téléphonique du public
• Traitement du courrier
• Réception des usagers pour les demandes et remises de Passeport / Carte Nationale d’Identité (CNI)
• Assistance aux services

ACTIVITÉS
Accueil et orientation physique et téléphonique du public
• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
• Renseigner sur l'organisation des services de la commune
• Orienter le public vers les services ou organismes compétents
• Accompagner et introduire les visiteurs
• Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les événements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers)
• Gérer l'affichage d'informations/arrêtés
• Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet
• Gérer des plannings de réservation et les réservations de salles
• Gérer les dossiers USTOM, l’enregistrement des problématiques d’éclairage public
• Traiter les attestations d’accueil, les demandes de macarons
• Traiter les demandes de boisson temporaire pour une manifestation
• Traitement des demandes d’autorisation d’inhumer en l’absence de l’agent du service cimetière et de la responsable de service
• Traitement des décès, des demandes d’autorisation de fermeture de cercueil, et des demandes d’autorisation de crémation en l’absence de la responsable de service.
• Traitement des demandes d’actes d’état civil
Réception des usagers pour les demandes et remises de passeport/carte d’identité
• Accueillir les usagers pour les demandes de passeport et carte d’identité
• Vérifier la complétude des dossiers et informer les usagers des pièces justificatives nécessaires
• Enregistrer les demandes dans le système dédié
• Assurer la remise des documents d’identité aux usagers après validation
• Planifier et gérer les rendez-vous relatifs aux demandes
• Garantir le respect des procédures administratives et réglementaires
Traitement du courrier électronique et postal
• Gérer le courrier arrivé : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire
• En l'absence de l'assistante de Monsieur Le Maire :
o Trier et enregistrer le courrier postal
o Scanner et archiver le courrier
o Assurer la diffusion du courrier auprès du DGA ou du Directeur Général des Services
• Assistance ponctuelle aux autres agents du service administratif (tâches de secrétariat, mises sous pli...)

CV + LM à transmettre à [email protected]