Assistant du service Vie Locale et Associative

Sous l’autorité de la Directrice de la Direction Attractivité du Territoire, vous participez à la mise en œuvre de la politique associative engagée par la municipalité au sein du service Vie Locale et Associative et à l’accompagnement administratif de la Direction de l’Attractivité du Territoire.

Missions
1) Vie Locale et Associative :
Gestion des prêts et locations de salles :
- Participer à la réunion de planification annuelle de la salle des associations,
- Répondre aux différentes demandes de salles,
- Préparer les contrats ou conventions et faire remplir les documents liés aux prêts et aux locations de salle et réceptionner les documents qui doivent être joints,
- Gérer les prêts de salles à l'année, préparer les conventions et les faire signer,
- Réaliser les plannings d’utilisation,
- Assurer les demandes d'agents de sécurité lors des locations de la salle des associations, si besoin.
Gestion des tickets d'intervention :
- Etablir et suivre les tickets d'intervention du service VLA.
Gestion des ventes au déballage :
- Participer à la réunion annuelle des ventes au déballage,
- Transmettre et réception les documents de demandes liées aux ventes au déballage, relancer si nécessaire,
- Préparer l’arrêté autorisant les événements,
- Demander l’arrêté de voirie si nécessaire,
- Remplir le tableau récapitulatif des ventes au déballage,
- Transmission des documents aux différents services concernés.
Participation à l'organisation des événements de la Ville :
- Participer à la recherche d'éventuels intervenants,
- Participer à la préparation des événements,
- Participer aux événements le jour J.
Réalisation de tâches et documents administratives du service :
- Mettre à jour des fiches des associations,
- Réaliser des courriers réponses,
- Réaliser les bilans de fin d’année,
- Envoyer les invitations des événements.
Suivi Financier en soutien de la Responsable du service VLA :
- Etablir des bons de commandes,
- Valider les factures en l'absence de la responsable du service,
- Actualiser le tableau de suivi si besoin.
Suivi des subventions :
- Participer à la réception des dossiers de subvention – vérification et réponses.
- Missions secondaires et ponctuelles : Remplacer l’assistant technique si besoin :
- Assurer les états des lieux entrants et sortants, avec les utilisateurs,
- Renseigner les administrés, services, associations et partenaires, sur les demandes de matériel, traiter administrativement les demandes,
- Réaliser les prêts de matériel aux particuliers et les retours,
- Remettre les clefs des vide-greniers aux organisateurs,
- Saisie de la demande, préparation, mise en place et retour des vins d’honneur municipaux,
- Lien avec le service entretien pour les commandes de denrées.
2) Attractivité du territoire :
- Coordination des demandes d’emploi et orientation de celles-ci vers le service Ressources Humaines et partenaires de l’emploi,
- Assiste la Directrice Attractivité du territoire dans la mise en œuvre d’évènements à vocation économique,
- Assiste ponctuellement la Directrice de l’Attractivité économique dans des tâches administratives.

Temps de travail et congés :
36 heures hebdomadaires (35 heures + 1 heure permettant de bénéficier de 6 RTT par an)
25 jours de congés annuels + 6 RTT + éventuellement 2 jours de fractionnement (pour une année)
Rémunération et avantages :
Rémunération statutaire (en référence à un grade et un indice de la fonction publique + régime indemnitaire en référence à une grille interne + éventuellement, un supplément familial de traitement)
Possibilité d’adhérer à un contrat collectif d’une mutuelle santé
Possibilité d’adhérer à un contrat collectif de prévoyance (avec participation de la collectivité)
Participation à l’abonnement de transports en commun à hauteur de 75 %
Possibilité de rencontrer notre assistante sociale du personnel
Adhésion au CNAS
Accès gratuit à la piscine municipale avec possibilité de participer à des activités aquatiques (aquatonic, aquaboxing...)
Accès gratuit à des séances d’activités physiques proposées aux agents (sports "doux" et sports collectifs)
Accès gratuit à la bibliothèque municipale
Contrainte du poste :
Travail possible le week-end et jours fériés,
Travail possible les soirées,
Déplacements possibles sur la commune et réguliers sur la métropole.