Chargé de gestion administrative de la vie associative locale

Située à 10 minutes de Toulouse et dans l’aire urbaine, membre du Muretain Agglo (environ 125 000 habitants), en bordure de Garonne, la ville de Roques (5300 habitants) est riche de son tissu économique, de sa vie culturelle et associative.
C’est dans une dynamique de modernisation des services et la volonté des élus d’apporter un service public de qualité et de proximité, que le service vie associative a été créée en 2022. Il répond à la volonté de la ville de valoriser les tissus associatifs riches de plus de 45 associations qui agissent sur la commune en leur apportant un soutien et un accompagnement organisés. C’est dans ce sens qu’ont été mis en place la formalisation des relations entre la collectivité et les associations, sous forme de conventions notamment, et définies dans une charte de la vie associative.
Chaque année, le service vie associative organise un forum des associations qui permet de mettre en avant les actions des associations pour les habitants.
Dans ce contexte, dans le cadre d’un départ d’un agent et d’une réorganisation du service vie associative, la ville de roque recrute un agent chargé(e) de la gestion administrative de la vie associative locale.
L’agent, placé(e) sous la responsabilité de la directrice culture et vie associative, participe à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques de la collectivité en matière de soutien à la Vie Associative en lien avec la hiérarchie.
Il/Elle restitue et synthétise les informations collectées afin d'assister la directrice du service dans le déploiement de conseils à l’adjointe déléguée à la Vie Associative et doit être force de proposition dans la déclinaison des orientations en objectifs opérationnels
L’agent organise les tâches administratives liées au service Vie associative, et participe à l’accompagnement des partenariats avec les associations / médiation entre associations et élus.
Il/Elle est chargé(e) d’agencer/combiner les manifestations associatives avec les services de la ville : techniques, logistiques, espaces verts, police municipale, communication, selon la réglementation.
L’agent participe également à la gestion administrative du Moulin et du service culture, ainsi qu’à l’accueil du public du tiers lieu culturel.

Activités principales :
VIE ASSOCIATIVE
• Organisation du forum des associations de la commune de manière transversale avec les services de la commune
• Accueil et conseil aux associations
• Gestion administrative du service Vie associative
o Rédiger et mettre à jour les conventions de mise à disposition des locaux
o Effectuer une veille juridique
o Apporter un soutien et des conseils sur l’administration des associations
o Accompagner la création d’association
o Rechercher des partenariats et subventions diverses
• Gestion de la réservation des salles sollicitées par les associations :
o Organisation des plannings en lien avec la responsable et l’élue référente
o Mise en place des conventionnements
o Gestion de la boîte mail « [email protected] »
o Encaissement des locations de salle (régie de recettes)
• Coordination des projets en lien avec l’animation locale (fête de la musique, fête nationale, autres projets)
• Faire le lien entre les associations et les services de la commune pour leurs besoins lors de manifestations (fiche technique d’organisation)
• Communication : mise à jour de l’annuaire des associations (papier et site internet) et lien avec les associations pour le Roques Infos
Principales tâches associées :
• Accueil au tiers-lieu culturel le Moulin en fonction des besoins du service : renseignements, médiathèque (prêts/retours), rangement
• Aide à la gestion administrative du service Culture :
o Rédaction de projets en lien avec la programmation
o Rédaction de compte-rendu de réunions
o Aide à la rédaction des bilans
o Déclaration et SACEM / SACD
o Classement / Archivage / mailings
o Suivi des réservations des activités culturelles / régie de recettes
Répartition du temps de travail :
- Gestion administrative Vie Associative : 60 %
- Gestion animation communale (manifestations) : 10 %
- Gestion administrative service Culture : 20 % (dont Médiathèque)
- Accueil tiers lieu culturel le Moulin : 10 %

Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation via emploi territorial
Travail à temps complet 36h30 hebdomadaires + 8 RTT
Rémunération statutaire + RIFSEEP
Télétravail 1 jour par semaine possible
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Date prévue des entretiens : 5 juin 2025