Chargé de suivi des assemblées (H/F)

Seconde ville de l’agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 50 200 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Un pôle de service public, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d’une métropole de 600 000 habitants.
Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l’axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d’oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.
Contexte direction/service :
La Direction du secrétariat général et de l’observatoire comprend deux services : Service juridique et vie des assemblées et Service évaluation et contrôle de gestion, ainsi qu’une Cellule de gestion.
Le Service juridique et vie des assemblées est composée de 7 agents : la Responsable du service, 2 Chargés d’études juridiques, 2 Chargés de suivi élections et assurances et 2 Chargés de suivi des assemblées.
Le pôle vie des assemblées (binôme de 2 agents qui se suppléent) coordonne la gestion administrative des séances du conseil municipal ainsi que des groupes projets et bureaux municipaux.

Vous assistez la Responsable de service et assurez à titre principal la gestion administrative des 5 séances annuelles du conseil municipal, en lien étroit avec le secrétariat de la direction générale, les cellules de gestion des directions et le secrétariat des élus.
Sous la responsabilité de la Responsable de service, vous :
• coordonnez la gestion administrative des séances du conseil municipal : préparation calendrier, mise en forme de l’ordre du jour, contrôle et relecture des délibérations, envoi des convocations et des dossiers aux élus sur la plateforme dématérialisée, préparation de la séance, saisie des votes, des présences, suivi des signatures, édition des délibérations après la séance, mise en signature, télétransmission au contrôle de légalité, publication des délibérations sur le site internet de la Ville, mise en ligne de celles-ci sur l’open data
• organisez les 4 commissions préparatoires du conseil municipal : envoi des convocations et des dossiers aux élus sur la plateforme dématérialisée, préparation des séances, rédaction et diffusion des comptes rendus
• assurez la relecture du procès-verbal des séances du conseil municipal rédigé par un prestataire (vous êtes en charge de la passation et du suivi du marché, en lien avec le service Marchés et la Cellule de gestion)
• veillez aux modifications réglementaires et procédurales, mettez à jour, diffusez et contrôlez l’application des procédures
• préparez et mettez en œuvre les projets relatifs à la vie des assemblées (renouvellement du conseil municipal, évolutions réglementaires…)
• êtes relais d’information et de formation pour les élus et services concernant les procédures du conseil municipal et le logiciel dédié dont vous êtes administrateur
• rédigez et mettez à jour les arrêtés de délégation de signature des agents et ponctuellement vous assurez la gestion des arrêtés et décisions pris par le service
• assurez le reporting de vos activités (suivi et analyse d’indicateurs, avancement des projets)
• suppléez le Chargé de suivi des assemblées pour la gestion administrative des groupes projets et bureaux municipaux, en lien étroit avec le secrétariat de la direction générale.

Conditions de travail
Organisation de travail hebdomadaire au choix : 37h30 (15 j RTT), 37h (12 j RTT) ou 36h (6 j RTT), sur 5 jours ou 4 jours ½
Télétravail : généralement possible sur 1 à 2 journées par semaine
Horaires variables : présence aux réunions de l’assemblée (généralement, par an : 5 commissions de 18 à 20h et 5 conseils municipaux se terminant entre 18 heures et 22 heures selon les conseils)
Nos avantages :
-Une participation à la mutuelle et prévoyance
-Un comité des œuvres sociales qui participe aux loisirs, sorties culturelles et sportives ainsi qu’aux vacances
-Une prise en charge pour vos déplacements (TAN, vélo électrique et classique ainsi que le TER)
-Ratio d’avancement de grade fixé à 100%
-Contrat collectif prévoyance à adhésion obligatoire (incapacité temporaire de travail/invalidité permanente)
-Tickets restaurant dématérialisés, pour un montant de 144 € par mois sur 12 mois (prise en charge à hauteur de 60 % par l’employeur).
Rémunération :
Statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle
Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible.
Poste accessible hors concours aux personnes en situation de handicap sous condition de diplôme.
Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux- Catégorie B.
Renseignements :
Chrystèle VIAUD, Responsable du service juridique et vie des assemblées – 02 28 25 22 46
Christelle LE CALVÉ, Directrice du Secrétariat Général et de l’Observatoire – 02 28 25 20 61
Les candidatures (lettre de motivation, curriculum vitae, dernier arrêté administratif ou attestation liste d’aptitude, ou attestation RQTH), sont à adresser par mail à [email protected].
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié en priorité