2479-Secrétaire de la Maison Départementale des Solidarités (h/f)

Il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l’ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l’équipe, les usagers, les différents services de l’institution et les partenaires. Il (elle) assure l’accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l’information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l’éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.

Accueil
• Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l’équipe et/ou des organismes compétents
• Remet au public les informations ainsi que la documentation utile à ses démarches
• Fait le lien avec les travailleurs sociaux, médico-sociaux et le public rencontré, évalue l’urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité
• Participe à la gestion des plannings de l’équipe et gère la prise de rendez-vous pour les professionnels
• Accueille les partenaires extérieurs
• Peut contribuer à des réunions d’informations et d’animation à destination des publics en MDS
Gestion et suivi administratif des dossiers
• Gère et renseigne les dossiers sur un plan administratif : tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie
• Assure le classement, l’archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux
• Procède aux saisies régulières et tient à jour les données des usagers dans le Système d’Information Social (IODAS)
Organisation et secrétariat
• Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)
• Contribue à l’organisation des activités de la MDS (création et gestion d’outils) et assure un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
• Rédige des documents types et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missions
• Assure la mise à jour des listings et de la documentation, classe et archive
• S’articule avec les professionnels de la MDS pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique
• Gère l’organisation logistique de la MDS (commandes de fournitures, recensement du mobilier, demande d’interventions) en lien avec les services départementaux
• Participe aux réunions d’équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique
• Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l’ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e)
• Participe à l’accueil et à la formation des stagiaires (secrétaires médico-sociaux, BTS secrétariat ou secteur médico-social,…).

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