Secrétaire général de mairie (h/f)

Sous les directives de la Directrice Générale des Services, la/le secrétaire général de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale. Ce poste est appelé à travailler en relation avec les élus, l’ensemble des services de la collectivité, les partenaires et institutions, le public et les administrés.

Le Secrétariat Général :
• Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services
Veiller à l'application des orientations décidées par la direction
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
• Gestion des agendas de Madame Le Maire et des adjoints
Établir une relation de confiance avec Madame Le Maire, les adjoints et la DGS
• Gestion des courriers, courriels et correspondances
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers : arrêtés, avis du Maire, note de service, préparation des délibérations et des décisions administratives, etc.
Gérer et suivre le conseil municipal (rédaction de certaines délibérations, Mise en forme du conseil municipal, rédaction du PV, transmission des délibérations etc.)
Organiser le classement et l'archivage des dossiers, notamment les dossiers de conseil municipal
• Suivi des dossiers et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Saisir les bons de commande
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer, transmettre et classer les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Générale des services
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser
• Organisation des cérémonies (8 mai, 11 novembre, vœux du Maire) en lien avec la chargée de communication
• Gestion des assurances et des dossiers de sinistres de la Commune
La sécurité :
Gestion des commissions de sécurité en lien avec l’élu référent
Mise à jour et suivi du Plan communal de sauvegarde
Mise à jour de l’automate d’appel d’alerte
Astreinte de sécurité (semaine et WE)
CCAS :
Accueil téléphonique et physique du public concerné
Gestion des dossiers sociaux en lien avec l’élu référent
Gestion des demandes de logements (saisonniers et communaux)
Gestion administrative du CCAS et des conseils d’administration
Gestion des courriers, courriels et correspondances
Gestion des colis de noël, goûter des aînés etc.
Régisseur :
Gestion de la régie des frais postaux, petites dépenses et déplacements des élus
Gestion de la régie des goûters et repas intercommunaux du CCAS
Organisation du travail :
Travail sur 5 jours, 35h en moyenne (hors astreinte et heures supplémentaires) :
- Participation aux astreintes du Plan Communal de Sauvegarde.
- Présence obligatoire au conseil municipal
- Horaires fixes hors pics d'activité en fonction des obligations du service (réunion ponctuelle le soir)
- Possibilité de faire du télétravail (1 jour par semaine)

Candidatures :
A envoyer à : Madame le Maire, Service des Ressources Humaines, 1 place de la Mairie, 74310 Les Houches,
Rémunération statutaire + astreintes éventuelles (PCS).
Treizième mois, CIA, CNAS, tickets restaurant, après 1 an d'ancienneté.