Agent chargé de l'accueil, de l'état-civil et des élections

Filière Administrative
Cadre d’emploi : Adjoint administratif
Service : Administratif
Lieu d’affectation : Mairie
Position hiérarchique
Sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur.trice général.e des services ou à défaut du Maire.
Aucune responsabilité hiérarchique directe.

Activités
Accueil
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Mairie,
• Gestion des mails,
• Gestion du panneau d’informations lumineux.
Etat-Civil
• Réception des déclarations et établissement des actes d’état-civil (naissances, décès, mariages, pacs, dissolutions de pacs, reconnaissances, changement d’état-civil…),
• Apposition des mentions d’état-civil : notoriétés, décès, divorces, répertoire civil, changement de régime matrimonial, adoption, …
• Etablissement et envoi des différents actes ou pièces demandés par les particuliers ou les notaires,
• Tenue annuelle des registres d’état-civil,
• Recensement militaire,
• Attestations d’accueils,
• Légalisation des signatures.
Elections
• Tenue des listes électorales : inscriptions, radiations, modifications,
• Organisation des élections,
• Mise à jour des listes électorales : principales, européennes, municipale étrangers.
Divers
• Assurance : gestion des dossiers « sinistres » de l’assurance du patrimoine immobilier, des véhicules et du matériel communal.
• Patrimoine immobilier :
- gestion des locations communales (arrivées/départs, constitution du bail et état des lieux),
- gestion du planning de location des salles aux particuliers : réservations, contrats, fiches matériels, ouvertures/fermetures, ménage et paiement.
- gestion du planning de la salle du Conseil Municipal.
• Régies : suivi des dossiers de régies d’avances et de recettes, rédaction des arrêtés.
• L’agent sera nommé :
- régisseur titulaire des régies « Salles », « Droits de place et stationnement », « Photocopie des documents administratifs » ;
• Rédaction des arrêtés d’ouverture des bâtiments communaux, « micro-crèche » et ouverture dominicales.
• Déclaration d’ouverture des débits de boissons (licences).
• Gestion des cimetières : vente des concessions et cases urne, renouvellement des concessions.
• Réalisation des états d’occupation des équipements communaux par le collège « La Xavière ».
• Gestion des dossiers de sécurité des bâtiments communaux et extérieurs : suivi des visites périodiques catégories 1, 2, 3, 4 ; comptes-rendus de visites de sécurité ; relations avec le SDMIS.
• Gestion du matériel de voirie.

Participation employeur maintien de salaire.
Prime annuelle en 2 parties dès 1 an d'ancienneté