Secrétaire du Maire et de la DG

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous. Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas, et la rédaction d’actes administratifs.

SECRETARIAT DU MAIRE
- Gestion de l’agenda
- Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés
- Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous
- Gestion, envoi, supervision des invitations
- Gestion et suivi des doléances
SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE
- Gestion du courrier : enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement
- Rédaction et envoi du courrier de la DG
- Accueil téléphonique, gestion de l’agenda de la DGS et prise de message
- Classement et archivage
MISSIONS DE CABINET
GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES
- Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…)
- Invitation et organisation des événements :
o RDV et réceptions du maire
- Gestion de la réserve « convivialité »
- Participation à l’organisation des vœux à la population

Horaires réguliers variables en fonction des obligations du service et sauf événement exceptionnel nécessitant la mise en œuvre de gestion de crise (neige, inondation…).
Pratique d’outils métiers de manière confirmée (Acte office, EzGED).