Responsable Administratif-tive / secrétariat et accueil

Le ou La Responsable Administratif-tive travaillera au service des ports sous la responsabilité de la Directrice des Ports.
Il/elle aura les missions suivantes :
- Manager le personnel d'accueil et saisonniers du service des Ports.
- Assurer la gestion administrative du service, en collaboration avec la Directrice des Ports.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, en complément de l'agent d'accueil du service.

NATURE ET ETENDUE DES ACTIVITES :
● Management du personnel administratif permanent et saisonnier :
- Gestion du planning, des congés et des absences
- Organisation du travail
- Contrôle de l’exécution du travail
- Organisation des réunions de service
- Organisation de l’information
- Evaluation du personnel
● Secrétariat :
- Suivi, enregistrement du journal de bord (main courante)
- Saisie de courriers divers
- Classement, réalisation des archives
- Assistance aux Conseils Portuaires et rédaction des comptes-rendus (suivi des arrêtés)
- Suivi et statistiques de l’occupation des ports, escales, grutages, parrainages …
- Suivi de la gestion des salles (réservations, facturation)
● Gestion et suivi comptable, en lien permanent avec le service Finances :
- Régisseur des régies des ports (Amarrages, bornes, …)
- Suivi, dégagement des encaisses sur les comptes de dépôts sur DFT-NET
- Préparation des régies en vue des dépôts à la trésorerie
- Diffusion et suivi des prélèvements automatiques.
- Suivi du recouvrement en lien avec l’agent de Police Portuaire, (relances, mises en demeures, titres de recette …)
- Préparation des tarifs en concertation avec le responsable des ports, le DGAS et l’adjoint aux ports
- En cas d’absence de la directrice, engagement, contrôle et suivi des commandes et des factures sur le logiciel CEGID
● Gestion des emplacements dans les ports et au mouillage :
- Renseignements aux clients
- Proposition de places en fonction des caractéristiques du bateau (taille, tirant d’eau,…)
- Gestion des contrats (annuels, hivernage, passages, Passeports Escale, T.E.M …) et contrôle des dossiers en retour
- Facturation et suivi des redevances annuelles et passages :
o Etablissement des factures
o Encaissement et suivi des paiements
- Encaissement des taxes pour les bateaux de passage
- Vérification de la disponibilité des emplacements
- Liste d’attente port de Ploumanac’h (suivi, inscription, facturation).
● Accueil physique et téléphonique, en cas d’absence de l’agent d’accueil :
- Renseignements et informations aux usagers permanents et touristes
- Réservations des différents services proposés (postes d’amarrage, grutage, location de salles, location de vélos à assistance électrique…)
- Prise en charge de la veille VHF en collaboration avec les agents portuaires.
- ● Implications ponctuelles dans le fonctionnement du service

CONTRAINTES :
Travail quelques samedis.
POLYVALENCE :
En l’absence du Responsable des Ports :
- Prise en charge des dossiers en relation avec le Directeur Général Adjoint des Services
- Suivi du planning du personnel
LIAISONS FONCTIONNELLES :
→ Internes : ensemble des agents du Port, Directeur Général Adjoint des Services, Service des finances, agents de l’Office de Tourisme, agents des services techniques, Service RH, CVA
→ Externes : plaisanciers (clientèle française et étrangère), professionnels, fournisseurs, institutionnels.