ASSISTANT(E) DE DIRECTION - CHARGE(E) DES INSTANCES

Sous la responsabilité du Directeur général des services, l’assistant(e) de direction – chargé(e) des instances assurera les missions diverses d’assistance administrative auprès du Maire, du Directeur général des services mais également des élus du Bureau municipal

Accueil et gestion du courrier :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Assurer la gestion des courriers sortants émis par la direction générale ou les élus du Bureau,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails au bon destinataire,
- Planifier les rendez-vous et les réunions en lien avec les services et/ou partenaires concernés,
Assistance administrative auprès du Maire et des élus :
- Gérer l’agenda du Maire (prise de RDV, création de dossiers de RDV ...),
- Planifier les rendez-vous et les réunions en lien avec les services et/ou partenaires concernés,
- Tenir les plannings d’absences et de permanences des élus,
- Assister les élus dans le cadre de leur délégation et être l’interface avec l’ensemble des services municipaux,
- Mettre à jour des bases de données numériques (tableurs, graphiques, documents de présentations),
- Assurer le classement et l’archivage de la correspondance,
Assistance administrative auprès du DGS – Chargée des instances :
- Assurer le secrétariat du Directeur général des services
- Rédaction et/ou mise en forme de tout document (courriers, discours, notes, compte-rendu, classement des dossiers et interventions),
- Assurer la préparation, le suivi et contrôle et l’exécution des réunions des Conseils municipaux en garantissant le respect des délais réglementaires de convocation, assurer le suivi et le contrôle des rapports et de projets de délibération transmis à la Direction générale en vue des délibérations à prendre
- Garantir le caractère exécutoire des délibérations et arrêtés (publicité, transmission au contrôle de légalité)
- Assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus et des procès-verbaux de séances
- Assurer le suivi des demandes de subventions
Taches diverses :
- Suivi des dossiers particuliers en lien avec le Directeur général des services (pavillon bleu, gestion du patrimoine foncier, etc…)

Merci de transmettre votre lettre de motivation + CV + dernière évaluation professionnelle le cas échéant à l'adresse suivante : [email protected]
Informations complémentaires :
Participation employeur de 10€ si adhésion contrat groupe prévoyance
Participation employeur de 15€ si adhésion contrat groupe mutuelle santé
Chèque déjeuner
Prime mobilité de 100€ à 300€ (si conditions d'attribution)
CNAS + Adhésion amicale