Assistant(e) de direction mutualisé(e)

La Mairie d’Angoulême recrute au sein de la Direction de la Vie Associative et de la Direction des Arts et de la Culture un(e) assistant(e) de direction mutualisé(e) ( H/F)
Préfecture de la Charente, la ville d’Angoulême, forte de près de 42 000 habitants, est également le centre de la première agglomération du département (141 000 habitants). Capitale de l’Image, désignée ville créative de l’UNESCO en 2019, elle bénéficie d’un positionnement stratégique sur l’axe Paris-Bordeaux. Ville d’Art et Cité des Festivals par excellence, Angoulême offre une vie culturelle riche et variée : Festival International de la Bande Dessinée, Festival du Film Francophone, Circuit des Remparts, Piano en Valois, Les Beaux jours…
Le/la candidat(e) sera placé(e) sous l’autorité de la Directrice de la Vie Associative et en relation fonctionnelle avec le Directeur des Arts et de la Culture

Assister les directeurs et le directeur adjoint à la culture
• Gérer et mettre à jour l’agenda en lien avec les directeurs et le directeur adjoint à la culture
• Répondre au téléphone et prendre les messages
• Prendre les rendez-vous
• Mettre en place des réunions internes et externes ( coordonner les agendas, envoyer les invitations, réserver les salles et le matériel, préparer les dossiers)
• Organiser les déplacements ( pour réunion et/ou formation)
• Trier, classer et archiver des documents numériques et papiers
Assurer les secrétariats de direction
• Assurer un accueil téléphonique et physique de 1er niveau pour les 2 directions
• Coordonner et élaborer des documents et actes administratifs (convention, délibération, bilan, compte-rendu, courrier…) et suivre les décisions en lien avec les équipes
• Assurer une veille sur les procédures juridiques, financières et RH, ainsi que sur la qualité des actes administratifs produits par la direction
• Assurer la ventilation et le suivi des courriers/flux (note/bordereaux…) pour les directions
• Trier, classer et archiver des documents numériques et papiers
• Assurer la mise à jour des listes contacts et l’agenda culturel et associatif
• Contribuer à la valorisation des activités, actions et projets menés par la direction (services, partenaires, administrés)
Participer aux activités et projets de la Direction de la Vie Associative
• Suppléer aux activités administratives des services : appui réception et traitement de dossiers manifestations et subventions
• Participer au forum des associations
• Suivre et compléter en lien avec les chefs de service les tableaux de bords et indicateurs
• Assurer la coordination et le suivi du plan de formation de la direction
• Élaborer le budget en lien avec la directrice et les équipes, suivre les différentes étapes budgétaires, contrôler l’exécution financière et établir des états de réalisation, en lien avec les équipes
• Suivre des demandes signalées des usagers avec les services, en appui à la directrice
Participer aux projets et activités de la Direction des Arts et de la Culture
• Venir en soutien en intervenant comme renfort lors des manifestations et des animations de la Direction
• Assurer une complémentarité avec le directeur adjoint pour la saisie des bons de commande, la validation des factures, l’enregistrement des délibérations
• Gérer les fournitures administratives
• Suivre les visites des tours en lien avec le régisseur
• Suivre les heures supplémentaires de la direction

Merci d'adresser votre candidature à :
Monsieur le Maire - 1, Place de l'Hôtel de Ville
CS 42216
16016 ANGOULEME Cedex
[email protected]